Comment Animer Des Réunions Efficacement ?

Combien de temps passez-vous à des réunions de travail chaque semaine ? À mon avis, beaucoup !
Que vous présidiez la réunion ou que vous y participiez tout simplement, ces réunions occupent certainement une partie non-négligeable de votre temps.

Imaginez alors les avantages que vous en tireriez, si vous faisiez en sorte que vos réunions soient plus fructueuses !
Le principal bénéfice que ce soit maintenant ou sur les mois, voire les années à venir, est une formidable économie de temps que ce soit pour vous ou les autres.

Pour ma part j’ai à la fois participé et organisé un certain nombre de réunions. Comme vous vous en doutez, j’ai eu beaucoup d’expériences différentes, à la fois positives et négatives :

• Dans certains cas, les points discutés durant la réunion étaient complètement différents du sujet prévu sur l’agenda.
• Dans d’autres, les gens s’attaquaient les uns les autres sur des futilités, bien qu’aucun problème n’ait été exprimé avant la réunion.
• Certaines fois, une réunion qui devait durer une demi-heure finissait par s’étaler sur la moitié de la journée.
• Et si l’on parlait un peu de ces réunions qui n’aboutissent sur rien ?
• Heureusement, il y a eu aussi des réunions importantes qui ont aidé à résoudre des problèmes et à faire avancer les choses.

Les 4 règles à mettre en place AVANT la réunion

Avant d’aller plus loin, ne pensez pas que les réunions sont uniquement des rencontres formelles entre quelques personnes. Cela peut aussi vouloir dire, rencontrer un collègue pour s’accorder sur les prochaines étapes d’un projet.

Cet article se concentrera par contre sur les réunions de plusieurs personnes. Mais les mêmes principes s’appliquent bien sûr à n’importe quel type de réunion.

Règle #1: Soyez clair sur l’objectif de la réunion

Manquer de clarté sur l’objectif de la réunion est la première source de perte de temps dans les réunions. Surtout avec plusieurs personnes dans la pièce, les discussions peuvent partir dans tous les sens.

Si vous présidez la réunion, établissez et rappelez les objectifs de la réunion d’après l’agenda. Si vous êtes un participant et que l’objectif ne vous a pas été clairement communiqué, demandez à ce que l’objectif soit directement clarifié.

Règle #2: Préparez-vous

La préparation est la clé pour réaliser des réunions efficaces. Demandez-vous comment vous pourrez contribuer au mieux à cette réunion et faites vos devoirs à l’avance.

Si vous présidez une réunion, demandez impérativement à tout le monde de se préparer avant la réunion. Ainsi, le temps de la réunion permettra de créer de la valeur, et non de mettre au parfum celui ou ceux qui sont venus les mains dans les poches.

Règle #3: Demandez-vous si vous êtes vraiment obligé de participer à la réunion.

Il y a tellement de réunions auxquelles assister, et nous pouvons être attendus à un certain nombre d’entre elles. Cependant, vous n’avez pas à assister à toutes les réunions où vous avez été invité.

Demandez-vous si vous pouvez ajouter une valeur à la réunion. Déterminez si votre présence dans la réunion vous permettrait à vous ou aux autres de mieux faire le travail ensuite. Si la réponse est non, déclinez l’invitation. Ce qui m’amène à la 4e règle qui est…

Règle #4: Sachez quand une réunion est nécessaire

Il y a des situations où un mail ou un coup de téléphone sont de bien meilleurs moyens de communiquer, et il y a également d’autres moments où des réunions sont plus adaptées.

Par exemple, plusieurs personnes peuvent discuter par de longs échanges de mails interposés, alors qu’une rencontre aurait été une approche plus constructive et plus efficace.

Si vous vous trouvez coincé dans une situation semblable, prenez l’initiative et rassemblez toutes les parties prenantes. Ceci est particulièrement efficace dans le cas de projets très complexes, ou lorsqu’il y a des tensions entre des personnes qui pourraient ruiner une collaboration efficace.

6 astuces à garder sous le coude si vous présidez une rencontre

N°1 : Ayez un agenda clair

L’agenda devrait être basé sur l’objectif de la réunion. C’est votre meilleur ami durant la réunion. Pourquoi ? Parce que c’est un outil génial pour diriger les réunions, et remettre les pendules à l’heure lorsque les discussions dérivent en bavardages frivoles. D’autant plus, avoir un agenda clair qui est distribué bien à l’avance permet aux participants de se préparer convenablement.

N°2 : Générez des discussions constructives

Le président de la réunion est responsable de la qualité des discussions, en les gardant constructives. Même si un point est à l’ordre du jour, les discussions devraient être construites en étant focalisées sur les prochains points à aborder, plutôt que d’exprimer simplement des commentaires, opinions ou idées liées au sujet.

Faites que tous les participants contribuent et se modèrent durant la discussion, de sorte qu’il n’y ait pas de temps perdu à s’auto-congratuler voire passer dans des débats houleux et sans intérêts.

N°3 : Fixez-vous des délais.

Cela fonctionne de la même façon qu’une échéance dans un projet. Si vous n’en mettez pas, le projet et/ou la discussion perdurera indéfiniment. Fixer des délais est très simple, et aussi très efficace !

N°4 : Faites des pauses lorsqu’il le faut

Les gens ont généralement une capacité d’attention limitée. Quelques fois, pour tenter de couvrir d’autres sujets et en faire plus, certains ont tendance à sauter les pauses. Cela n’apporte rien de bon si l’on veut animer une réunion efficace. C’est même l’inverse. Malgré tout, les pauses doivent aussi être bien cadrées.

Les temps de pause doivent être clairement communiqués et cela immédiatement. Les pauses n’ont pas besoin d’être longues. Quel que soit le laps de temps que vous avez décidé, faites en sorte de tous vous retrouver à temps, comme prévu.

N°5 : Jetez un œil à la section: “Questions diverses”

Beaucoup de réunions d’entreprises ajoutent à l’ordre du jour ce que l’on appelle les : “Questions diverses“. Cela fait référence aux sujets qui n’ont pas été intégrés au programme parce que non-prioritaires, mais qui restent pertinents soit dans l’objectif de la réunion ou bien au groupe de participants.

Quand elle n’est pas bien gérée, cette section peut gâcher tout votre temps. Essayez d’éviter cette section complètement si possible. Ou si vous décidez de la garder, fixez-vous une limite de temps.

N°6 : Finissez la réunion en clarifiant les prochaines étapes

Désignez les personnes responsables, et donnez des échéances pour agir et faire le travail dû. Cela évitera de perdre du temps plus tard, à cause d’un manque de clarté lié à qui doit faire quoi et quand. La réunion toute entière devrait conduire à cela, sauf si des documents spécifiques à ce sujet ont déjà été délivrés.

Pour animer une rencontre, il est important d’avoir de grandes compétences conversationnelles et un langage corporel positif. Ces articles peuvent vous y aider :
– 10 Conseils Pour Devenir Un Grand Orateur
– 10 Astuces Pour Améliorer Votre Langage Corporel

Nous y voilà ! Pas besoin de compliquer plus les choses. Si vous suivez ces astuces consciencieusement, vous apprécierez certainement bien plus ces réunions.

Et vous ? Quelle est votre expérience dans les réunions dans votre entreprise ? Avez-vous acquis vos propres leçons après avoir pris part à la fois aux réunions efficaces et inefficaces ? Partagez vos meilleures astuces dans les commentaires !

Si cet article vous a plu, n’hésitez pas à le partager avec votre entourage :) !

Aller plus loin : Animez vos réunions ! 2e éd.: Méthodes et outils pour conduire vos groupes avec succès, par Julia Kalfon.