8 Apps Incontournables pour organiser son quotidien

Aujourd’hui, l’importance des applications est surévaluée.

Combien de personnes cherchent à optimiser leur smartphone et leur ordinateur afin d’être plus productives… en y passant des heures et des heures ? Pendant ce temps, le travail (celui qui apporte des résultats) n’est pas fait.

Et si la structure idéale était enfin trouvée, une nouvelle application ne tarderait pas à arriver sur le marché, à grand renfort de marketing redoutable… et vous vous retrouveriez à installer, désinstaller, réinstaller des applications pour chercher à organiser votre quotidien.

La situation vous parle ?

Ce que l’école (et les marketeurs) ne vous disent pas

Mais faut-il renier en bloc le smartphone et toutes ces applications ? Non.
Mais il faut bien comprendre ce qui suit.

Ce n’est pas indispensable d’avoir l’application la plus récente. Ce qui compte, c’est d’avoir une application qui colle à vos besoins et SURTOUT, une application que vous avez envie d’utiliser.

À quoi bon avoir 36 000 applications qui bouffent la batterie de votre smartphone et vous distraient heure après heure… si c’est pour les laisser moisir sur le 20e écran de votre téléphone ?

Mais je dois admettre que, bien utilisées, les applications peuvent vraiment nous aider.
Que ferais-je sans Google Maps ?

En parlant de Google Maps… passons en revue les 8 applications que toute personne organisée et productive devrait installer d’ici la fin de la lecture de cet article.

1. Workflowy pour organiser l’information

Avec plus de 2 millions d’utilisateurs enregistrés, cette application gagne rapidement des parts de marché. Workflowy n’est pas encore très connu en France, mais c’est en train de changer.

En bref, cette application vous permet de transformer toute votre information en liste sans fin, mais structurée selon vos besoins.

J’ai intégré dans Workflowy mon agenda, mes prises de notes, mes idées, mes projets, mes listes de livres à lire, les comportements que je souhaite transformer en routines, mes prises de décisions (j’ai intégré la matrice d’Eisenhower dans Workflowy) et j’en passe.

Ce qui est absolument incroyable, c’est que tout part d’un seul point. On peut ensuite créer une structure adaptée à notre environnement et à nos besoins du moment.

Workflowy est mon application centrale. C’est dans celle-ci que je gère 80 % de mon information. Le reste est stocké dans Google Drive et dans Gmail.

La recherche est rapide et intuitive. Vous pouvez utiliser des mots-clés afin de naviguer rapidement dans vos arborescences. Bref, je n’arrive plus à m’en passer.

J’ai rédigé un article test qui creuse le sujet en profondeur. Vous pouvez le découvrir ici.

2. Tap Scanner – Numériser vos informations

Cherchant à numériser ma vie autant que possible, Tap Scanner est une application qui me permet de scanner rapidement mon courrier (avec mon smartphone). Mais des applications pour scanner des documents, il y en a littéralement des dizaines (voire des centaines).

Alors pourquoi elle ?

Parce que je synchronise directement mes documents dans mon Google Drive (et dans mes différents comptes Google), parce que j’arrive à signer mes documents, à cocher des cases et surtout… parce que j’arrive à lire le texte des documents que je scanne.

Très pratique pour utiliser le texte des livres que vous lisez sans devoir tout réécrire manuellement.

Disponible sur Android / iOS

Alternatives à considérer : CamScanner / Scanbot Pro

Attention, vous pourriez passer votre vie à tester des applications de scan.

3. Google Drive – pour structurer vos dossiers numériques

Google Drive est l’outil de travail gratuit proposé par Google. Si l’idée de voir vos données utilisées ne vous dérange pas plus que cela, alors c’est fait pour vous. Mais il faut le savoir.

Google Drive permet de classer vos documents PDF, de créer des documents textes (Google Docs), des tableurs (Google Sheets), des formulaires et des présentations (entre autres).

Quelques fonctionnalités que j’adore :

• Travailler à plusieurs en même temps sur le même document.
• Le partage des documents avec la possibilité de modifier ou non.
• L’intégration de certains documents directement sur une page web.
• La possibilité de travailler hors ligne.

Une bonne arborescence de dossiers, une bonne application et vous êtes prêt pour numériser votre vie sans vous prendre la tête.

4. 1Password – pour sécuriser vos informations

Les cyberattaques sont en constante augmentation, malgré la sécurité des logiciels qui se renforce.

Selon Phonandroid, 59 % des gens utilisent encore le même mot de passe pour tous les accès qu’ils possèdent. Et le mot de passe le plus utilisé est…. 123456. Cela mérite un test, non ? ;-)

Augmentez votre sécurité et votre organisation en sauvegardant dans un unique endroit vos documents sensibles, vos mots de passe et j’en passe.

Vous n’aurez qu’à vous souvenir d’un seul mot de passe complexe qui vous donnera accès à cette application et à tous vos autres mots de passe.

Je vais vous raconter la petite histoire qui m’a incité à installer cette application.

Je suis complètement accro aux réseaux sociaux, même si je ne les utilise pas pour mon travail de blogueur. Mais je réalisais que ceux-ci me faisaient me sentir mal (à force de me comparer avec le monde entier) et qu’ils flinguaient mon attention (ressource impérative lorsqu’on est un travailleur du savoir).

J’ai donc pris un jour les réseaux sociaux par les cornes en désinstallant Instagram, Facebook et YouTube. Mais malheureusement… dès que je m’ennuyais, je me surprenais à réinstaller les applications.

1Password m’a permis de résoudre le problème. Je ne connais plus par cœur mes mots de passe me permettant de me connecter à Instagram ou à Facebook.

Désormais, si je veux me connecter, je dois…

1. Réinstaller les applications.
2. Me connecter à 1Password.
3. Saisir le mot de passe…

En général, cela me demande trop d’efforts et mon arrêt de bus (ou de métro) est déjà là.

Alternative : LastPass

5. RescueTime – pour prendre conscience de son temps

Pour ceux qui n’arrivent pas à se passer des réseaux sociaux et qui ont besoin d’un électrochoc, il y a l’application RescueTime.

Cette application vous permet de synchroniser votre ordinateur, smartphone et tablette afin d’avoir une vue globale du temps que vous passez sur internet, et sur quels sites en particulier. Sans oublier les applications que vous utilisez.

Cette application vous permet ensuite d’inscrire les moments où vous étiez hors ligne et d’indiquer ce que vous faisiez. Pratique pour augmenter la vue d’ensemble et améliorer la manière dont vous gérez votre temps.

Sur la version Mac / Windows, vous pouvez utiliser le mode « FOCUS » pour bloquer automatiquement les applications que RescueTime juge non productives (vous pouvez évidemment paramétrer vos préférences).

6. Respiration Pranique (désolé les fans d’Apple)

La Respiration Pranique permet, à l’aide d’une respiration particulière, de se mettre dans un état désiré.

Si vous êtes stressé avant une réunion, utilisez le programme “combattre l’anxiété”. Si vous êtes fatigué, utilisez le programme « avoir plus d’énergie ». Si vous voulez vous endormir, utilisez le programme « se relaxer ».

Bref, je vous laisse découvrir cette magnifique application qui m’a fait revenir (à elle seule) sur Android. Car elle n’existe pas sur iOS.

Prix ? J’utilise la version gratuite.

Alternative pour iOS : Kardia

7. Brain Focus – Pour se concentrer plus longtemps

Brain Focus permet de mettre en application la méthode Pomodoro. Pour faire simple, il s’agit de structurer votre temps de travail de la manière suivante :

• Vous travaillez 25 minutes de manière concentrée sur une seule tâche.
• À la fin de ce premier cycle, vous prenez 5 minutes de pause.
• Puis vous recommencez 25 minutes, jusqu’à réaliser 4 cycles de 25 minutes.
• Une fois les 4 cycles terminés, vous prenez une plus grande pause et vous recommencez.

Cette application vous permet de voir le temps qui s’écoule, d’inscrire des interruptions, d’obtenir des statistiques, de modifier la durée des sessions de travail et des pauses.

8. MeisterTask – Pour gérer les projets collaboratifs

Lorsque je dois gérer des projets avec d’autres personnes, j’utilise MeisterTask. Un concurrent de Trello. Pourquoi est-ce que j’utilise MeisterTask ? Parce qu’il y a un “je-ne-sais-quoi” qui me parle beaucoup. Les ingénieurs de l’expérience utilisateur savent de quoi je parle.

Je peux facilement organiser les tâches par étape (idée, à faire, en cours, en test, fait), modifier les informations de chaque carte, attribuer des tâches et recevoir des notifications en lien avec le travail qui est réalisé par les autres membres du projet.

J’ai géré un projet où nous étions 13 à utiliser ce logiciel, et cela s’est plutôt bien passé.

Les applications natives à conserver sur votre smartphone

En paramétrant correctement votre smartphone afin que celui-ci vous accompagne dans votre quête d’efficacité, il y a un aspect que je ne lis pas souvent : utiliser correctement les fonctionnalités natives. Dans ce chapitre, je vous montre les applications que je recommande de laisser sur votre écran.

• Paramètres : Afin d’accéder rapidement aux réglages.
• Appareil photo.
• Horloge.
• Agenda (si celui-ci n’est pas dans Workflowy).
• Brain Focus.
• 1Password.
• Google Authenticator : pour la sécurité à double facteur.
• Lampe torche : un basique.
• Calculatrice : pour ceux qui ne sont pas bons en maths (comme moi).
• Rega – Pour les Suisses en péril.

Les applications à supprimer

Parfois, ce que l’on ne fait pas (ou ce que l’on n’utilise pas) est tout aussi important que ce que l’on fait (ou ce que l’on utilise). Tout vient avec des compromis. On peut tenter d’ignorer les compromis à faire (en faisant ceci ou en utilisant cela), mais la réalité nous rattrape.

Si j’utilise Facebook, je peux rester en contact avec mes amis, mais je risque de perdre trop de temps et de pouvoir moins facilement me concentrer.

Voici les applications que j’ai supprimées :

• Facebook
• Messenger
• Instagram
• Gmail (adresse pro)
• Et tout ce qui ressemble à un réseau social (LinkedIn, Tinder, etc.)

J’ai gardé dans un dossier éloigné : WhatsApp, Google Chrome et Signal.

Et vous, quelles applications utilisez-vous pour mieux organiser votre quotidien ?

Je vous laisse m’écrire dans les commentaires les applications que vous utilisez pour vous organiser. Cela me donnera peut-être envie d’en tester de nouvelles.