« La plupart du stress que ressentent les gens ne provient pas d’une surcharge de travail, mais plutôt de ne pas finir ce qu’ils avaient commencé. » – David Allen
Avouons-le, il n’est pas simple de rester productif. Nous sommes entourés d’innombrables distractions et il est facile de s’y perdre, lorsque notre esprit est rempli de mille et une choses à faire qui requièrent notre attention. Cette surcharge mentale nous empêche alors de nous concentrer sur l’essentiel.
C’est la raison pour laquelle le consultant en management David Allen a créé son système d’organisation « Getting Things Done » (ou GTD). Cette méthode coupe court au surmenage en répondant à une simple question : « Qu’est-ce que je devrais faire, là, maintenant ?« .
Ainsi, à tout moment, vous savez parfaitement ce que vous devriez faire sans craindre d’oublier des tâches importantes. Si vous avez des projets ou des objectifs qui prennent la poussière, la méthode GTD vous aidera à devenir plus productif et à atteindre les buts que vous vous êtes fixés.
Comment fonctionne la méthode GTD ?
La méthode GTD nous permet d’éviter d’accumuler des tâches à traiter en mémoire. Nous avons constamment de nombreuses actions à effectuer, comme des numéros à contacter, des rendez-vous ou des achats en tout genre. Si nous ne pouvons pas les faire sur le moment, alors nous les gardons en tête. En ne mettant pas ces tâches sur une liste ou un agenda, nous stressons en cherchant à ne rien oublier.
Nous pensons à tort ne pas avoir le temps, alors que bien souvent nous passons trop de temps à faire quelque chose sans importance. Nous avons donc besoin d’un système qui nous permet de classer nos tâches et de définir immédiatement les bonnes actions à effectuer.
La méthode GTD se déroule en 5 étapes : Collecter ⇒ Clarifier ⇒ Organiser ⇒ Agir ⇒ Réévaluer.
Selon que vous décidiez d’appliquer la méthode GTD physiquement ou avec des outils numériques, vous aurez besoin :
- D’une corbeille (physique ou celle de votre application)
- D’un trieur (ou bien différents dossiers sur votre application) avec plusieurs catégories : « Peut-être », « Archive », « Déléguer », « Contexte », « En attente », « Projets »
- D’un agenda
- D’une liste temporaire, la « Liste globale »
Étape n°1 : Collectez
Je vous propose à présent de construire un petit rituel à réaliser chaque jour. Cela vous prendra une vingtaine de minutes la première fois, mais à peine quelques minutes les jours suivants, une fois le système bien en place. Coupez donc toutes les distractions autour de vous, mettez votre smartphone en mode « ne pas déranger » et faites un peu de ménage sur votre bureau.
Maintenant, commencez à faire le tour de toutes les tâches qui demandent votre attention. Dès que vous avez en tête « Je dois penser à… », alors vous devez noter la chose en question. Même si celle-ci vous paraît insignifiante sur le moment, notez-la quand même.
Toutes vos tâches, les mails auxquels répondre, vos rendez-vous et vos idées seront donc regroupés sur une liste globale sans ordre précis. L’objectif pour le moment est de vous libérer l’esprit, vous n’avez pas à les organiser. Cette « liste globale » peut être une simple feuille, un document texte ou bien une application de prise de notes sur votre smartphone.
Écrivez avec quelques détails le nom de chaque action à réaliser. Par exemple, plutôt que d’écrire « Appeler Jean », notez « Appeler Jean pour parler de XXX » en précisant son numéro (s’il n’est pas enregistré sur votre téléphone) et les éventuels documents à préparer.
Au lieu d’écrire « Étudier », écrivez « Apprendre le cours n°2 de mathématiques pour préparer l’examen de vendredi prochain ». Tout cela sera du temps économisé au moment où vous traiterez la tâche en question.
Étape n°2 : Clarifiez
En revoyant tout ce que vous avez noté, demandez-vous : Ai-je une action à réaliser ? Cela vous aidera à faire le tri en éliminant tout ce qui ne vous concerne pas pour le moment. S’il n’y a pas d’action à réaliser, vous avez alors plusieurs options :
- La mettre directement à la « Corbeille« , si la chose en question n’a pas d’intérêt et ne mérite pas que vous vous y attardiez (par exemple, un mail publicitaire, une idée saugrenue, etc.).
- La ranger dans une liste « Peut-être » si vous comptez réaliser cette tâche un jour lointain (des livres à lire, des lieux à visiter, des choses à essayer, etc.). C’est l’équivalent de la bucket-list.
- La ranger dans une liste « Archive » si vous souhaitez conserver une trace des informations que vous avez sous la main (numéros de téléphone, informations bancaires à conserver…). Catégorisez-les rapidement selon vos domaines de vie (financier, relationnel, santé, etc.).
Après ce premier tri, regardez parmi vos tâches restantes celles qui ne contiennent qu’une seule action à faire. Évaluez alors le temps qu’il vous faudra pour les compléter. Si l’action vous prend moins de 2 minutes, alors traitez-la immédiatement. De cette façon, vous vous débarrasserez des petites actions faciles.
Si cette action unique prend plus de 2 minutes à compléter, placez-la dans une liste à part, la liste « Tâches ponctuelles ». Par exemple : répondre à un mail détaillé, passer l’aspirateur dans toute la maison, etc. Vous effectuerez ces actions au plus tôt, après vos tâches de moins de 2 minutes.
Si cette action n’est pas réalisable pour le moment ou à l’endroit où vous vous trouvez actuellement :
- Notez-la dans votre agenda, si celle-ci est liée à une date précise (par exemple, un rendez-vous).
- Créez une grande liste « Contexte » avec des « sous-listes » regroupant les actions qui dépendent d’un environnement précis, sans qu’il n’y ait de date associée. Par exemple : « Extérieur » pour les courses, « Travail » pour nettoyer votre bureau, « Famille », etc.
- Créez une liste « En attente« , s’il vous faut attendre que quelque chose se débloque pour que vous puissiez compléter cette tâche. [À revoir chaque semaine]
- Rangez-la dans une liste « Déléguer » si vous pouvez passer la main à quelqu’un d’autre. [À relire chaque semaine]
Si cela vous demande plusieurs actions, ajoutez-la dans une liste à part, la liste « Projets« . Changer un meuble est un projet, car il consiste en plusieurs étapes : choisir un nouveau meuble en magasin, se débarrasser de l’ancien, monter le nouveau et y ranger vos affaires.
Indiquez le nom du projet et les objectifs à court, moyen et éventuellement long terme (comme nous les avons décrits dans cet article) avec les grandes étapes, sans vous perdre dans les détails. Ensuite, définissez la première action à accomplir pour faire avancer ce projet dans la journée, puis réalisez-la ou classez-la dans la liste appropriée.
Étape n°3 : Organisez
Une fois que vous avez clarifié vos actions à effectuer en les plaçant dans les bonnes listes, il est temps de les organiser. Pour cela, vous devez vérifier que vous avez bien regroupé les actions similaires selon les contextes et les différentes listes. Il sera plus simple, par exemple, d’appeler à la suite toutes les personnes avec qui vous voulez prendre rendez-vous, plutôt que de disséminer ces appels tout au long de la journée.
C’est aussi l’occasion de vérifier la priorité de vos actions et projets. Pour cela, la matrice d’Eisenhower va nous être d’une aide précieuse puisqu’elle se marie très bien avec la méthode GTD. Les actions et projets urgents et importants seront traités en premier, puis les tâches importantes mais non urgentes, et enfin les tâches urgentes mais non importantes s’il vous reste du temps (sinon, rangez-les dans la liste « Déléguer »).
Pour connaître le niveau d’urgence d’une tâche ou d’un projet, il vous suffit d’imaginer objectivement les conséquences négatives à très court terme si vous ne la terminez pas. Une fois les urgences gérées, occupez-vous des choses les plus importantes pour vous. L’importance ici se mesure aux conséquences positives que vous apportera la réalisation de ces actions.
En agissant ainsi, même si vous n’avez pas tout fait, vous aurez au moins accompli l’essentiel de votre journée.
Étape n°4 : Agissez
À présent que le système GTD est bien en place, il vous suffit de vous lancer. Commencez par les petites tâches qui prennent moins de 2 minutes, puis celles que vous pouvez accomplir dans le contexte actuel. Tenez compte des actions notées dans votre agenda, puis faites le reste en fonction de leur urgence et de leur importance.
Ce système d’organisation est fait pour être fluide et minimiser le temps passé à vous rappeler quoi faire. Vous n’aurez plus à vous creuser la tête pour choisir quelle tâche traiter en premier : un seul coup d’œil suffira pour déterminer l’action à réaliser sur le moment.
Étape n°5 : Réévaluez
Une fois que vous avez commencé à utiliser le système GTD, il est indispensable que vous réévaluiez vos actions chaque semaine. Selon David Allen, c’est le facteur le plus critique pour maintenir votre productivité. Vos priorités peuvent changer, et certaines tâches qui paraissaient peu urgentes peuvent rapidement le devenir.
Programmez-vous un créneau fixe dans la semaine pour faire le tri parmi vos actions et éliminer ce que vous avez déjà fait. Pour vos projets, mesurez vos progrès vis-à-vis de vos objectifs. Si besoin, ajustez vos actions pour rester en phase avec votre avancée.
Voici un petit arbre de décision résumant ces 5 étapes (cliquez pour agrandir) :
Les logiciels et applications pour le système GTD
Bien qu’il soit possible de créer ce système entièrement sur papier, il existe d’excellents logiciels adaptés à la logique GTD. Ils peuvent vous faire gagner un temps précieux une fois paramétrés. Faisons un rapide tour d’horizon.
1. Evernote
Evernote est l’une des plus célèbres applications pour prendre des notes. Avec le temps, elle s’est étoffée pour permettre la création de rappels, de listes de tâches, de captures de pages internet, ou encore le partage de notes entre collaborateurs.
Evernote dispose d’une version gratuite en français (avec une limite de synchronisation et de création de notes). Elle peut suffire pour s’initier au système GTD. L’application est présente sur PC, Mac, iOS et Android. Une caractéristique forte d’Evernote est sa capacité à faire des recherches à l’intérieur des images et des PDF (réservé à la version payante), même pour des documents écrits à la main.
2. Todoist
Todoist est une application de liste de tâches qui a rapidement évolué pour devenir un véritable assistant de productivité, incluant la gestion de projets, la création de sous-tâches, les rappels et une analyse graphique de vos accomplissements.
Elle s’intègre avec une grande quantité d’outils d’automatisation (Zapier, IFTTT, Google Agenda, etc.). Bien qu’elle propose une version gratuite en français, celle-ci comporte des limites qui peuvent freiner une implémentation complète du système GTD sans passer par un abonnement.
Sa version payante est en revanche redoutable grâce à ses nombreux outils et sa simplicité d’utilisation. Elle est disponible sur presque toutes les plateformes (PC, Mac, iOS, Android, montres connectées). Si ce logiciel vous intéresse, n’hésitez pas à passer par ce lien (j’obtiendrai quelques mois premium supplémentaires si vous décidez de prendre un abonnement).
3. Trello
Trello est un logiciel orienté gestion de projets visuelle. Il vous permet de créer des tableaux contenant des « cartes » qui représentent vos actions à réaliser. L’ergonomie de ces tableaux (méthode Kanban) permet de voir l’ensemble de vos listes de tâches en un seul coup d’œil.
L’application dispose d’une version gratuite en français, suffisamment bien fournie pour mettre en place un système GTD complet. Disponible sur tous les supports, Trello intègre de nombreuses fonctionnalités collaboratives, ce qui le rend particulièrement adapté au travail en équipe.
Le mot de la fin
Bien qu’il existe d’innombrables outils pour mettre en place la méthode GTD, je vous conseille de n’en choisir qu’un seul : celui qui vous paraît le plus intuitif. Parfois, le simple duo papier-stylo s’avère être la meilleure option.
Le système GTD est un levier puissant pour améliorer votre productivité et alléger votre esprit. Il demande en revanche une certaine régularité pour dévoiler toute son efficacité. N’hésitez pas à le transformer et à l’adapter à vos propres besoins, pour créer le système d’organisation qui vous correspond vraiment.
