Comment réaliser une liste de tâches parfaite (ou presque)

« Chaque jour j’accomplirai au moins une chose sur ma liste de tâches. » – Lailah Gifty Akita

La plupart des gens ne prennent pas le temps de réaliser une bonne liste de tâches. Généralement, nos listes contiennent un mélange de tâches urgentes, de rendez-vous et de projets. Le problème, c’est qu’il est impossible de faire correctement nos tâches si nos actions ne sont pas claires.

Les 7 erreurs qui gâchent vos listes de tâches

Il est facile de faire des erreurs en réalisant vos listes de tâches, c’est pourquoi il est important d’identifier ces erreurs et de les surmonter. Voici les sept erreurs courantes que bien des personnes font :

Erreur n°1 : Rédiger des listes trop longues

Beaucoup commencent leur journée avec des dizaines de tâches à réaliser. Ces tâches sont notées en vrac, peu importe leur importance ou le temps qu’il faut pour les accomplir. Une liste faite de cette manière est démotivante, car il sera impossible de tout finir d’ici la fin de la journée.

La solution ?

Ne commencez pas par plus de 3 « grandes » tâches chaque jour. Ces 3 actions seront celles qui vous apporteront le plus de bénéfices, et elles doivent être votre priorité absolue. Cela vous aidera aussi à classer vos tâches par ordre d’importance. De cette façon, vous commencez la journée en faisant les choses qui auront le plus d’impact dans votre vie.

Pour renforcer l’idée que ces tâches sont importantes, gardez cette liste à portée de vue le plus souvent possible. Ainsi, peu importe ce que vous ferez durant le reste de la journée, en ayant accompli ne serait-ce qu’une seule tâche, vous aurez déjà accompli la tâche la plus importante pour vous.

D’ailleurs, si nous aimons écrire des listes de tâches interminables, c’est surtout parce que nous avons peur d’oublier des choses importantes. En ne faisant plus cette erreur, vous vous enlèverez une épine du pied. De plus, comme vous ne pourrez jamais prévoir ce qui va arriver durant la journée ou comment vos priorités vont changer, il est plus intéressant de vous concentrer sur quelques tâches spécifiques.

Chaque semaine, accordez-vous 20 minutes pour organiser votre liste, revoir vos actions à réaliser et programmer vos tâches. Rajoutez cet événement sur votre calendrier pour ne pas l’oublier.

Erreur n°2 : Rester vague et flou dans vos tâches

Beaucoup de gens écrivent leurs tâches sans clairement les définir. Vous pensez que cette liste vous aidera à vous rappeler ce que vous avez à faire, mais vous vous retrouvez la plupart du temps à stresser parce que vous ne savez pas par où commencer.

Par exemple, imaginons que vous avez noté « Travailler sur une présentation ». Vous pensez que cela suffit ? Non, car c’est une idée vague qui n’inclut aucune action spécifique et concrète.

Vous pouvez faire mieux en écrivant : « Faire un brouillon pour ma présentation », « Penser à 3 idées de présentation », ou « Trouver une vidéo YouTube ou un article qui donne des conseils pour faire une bonne présentation ».

Rappelez-vous que chaque tâche doit inclure une action précise. De cette façon, vous pourrez être certain de savoir si vous l’avez terminée ou non. Pour vous aider, chaque tâche doit remplir ces 3 critères :

• Elle doit inclure un résultat mesurable
• Elle doit être réalisée d’une traite, en une seule fois
• Elle doit avoir une fin clairement définie

Réévaluez votre travail de la journée. Accordez-vous 5 minutes avant d’aller vous coucher pour analyser vos tâches. Qu’est-ce qui s’est bien passé ? Qu’est-ce qui a échoué ? À chaque obstacle rencontré, tirez-en une leçon.

Erreur n°3 : Ne pas gérer votre temps

Il est difficile d’être productif si vous ne savez pas combien de temps il vous faut pour terminer une tâche. Grâce au point précédent, nos tâches sont devenues plus précises, mais avons-nous déterminé le temps nécessaire pour compléter chacune d’elles ? Non.

Pourtant, il est possible qu’une tâche vous prenne à peine quelques minutes ou bien plusieurs jours. Ce serait dommage d’avoir commencé quelque chose sans pouvoir le terminer, n’est-ce pas ? Ou, à l’inverse, d’avoir bloqué du temps pour une tâche rapidement traitée.

C’est pourquoi, avant de commencer une tâche, estimez grossièrement le temps qu’elle vous prendra. Cela vous donnera au moins une idée du nombre de tâches que vous pourrez faire tenir dans votre journée.

L’exercice est difficile ? C’est certain. Mais dites-vous que même si vous vous trompez, vous aurez appris à mieux gérer votre temps. Comme toute bonne habitude, cela demande de la pratique avant d’obtenir les résultats escomptés.

En faisant cela régulièrement, vous arriverez de plus en plus à prédire le temps nécessaire pour accomplir tout ce que vous aviez prévu dans la journée.

Finissez la journée en préparant votre liste de tâches pour demain. Cela vous aidera à avoir une vision claire de ce qui doit être fait le lendemain, et vous ne perdrez pas de temps le jour même à faire votre liste.

Erreur n°4 : Laisser des événements imprévus vous perturber

Chaque jour est différent. Nous vivons tous des urgences et des tâches imprévues qui semblent nous tomber du ciel. Bien que structurer votre journée soit important, il est aussi essentiel de rester flexible.

Commencez chaque jour par vérifier votre agenda. Regardez les activités que vous avez planifiées. Regardez ce que vous avez prévu pour les prochains jours. Une fois que c’est fait, faites en sorte de toujours garder une heure de temps libre (au minimum) pour ces imprévus.

Vous remarquerez que vous laisser une marge pour les urgences vous aidera à rester plus détendu durant la journée. Dans le pire des cas, vous aurez un peu de temps supplémentaire pour gérer vos contretemps. Si rien d’imprévu ne se produit, utilisez ce temps pour réaliser vos tâches non urgentes qui s’accumulent dans vos projets (nous verrons cela plus tard).

Regroupez également vos activités similaires. C’est particulièrement vrai pour les appels ou les e-mails qui peuvent survenir à n’importe quel moment. Plutôt que de lire vos e-mails ou de passer vos appels tout au long de la journée, tentez de les traiter une à deux fois par jour.

Appelez pendant votre temps de pause, par exemple. Cela vous évitera d’être distrait par ces tâches qui peuvent vite vous faire perdre beaucoup de temps.

Erreur n°5 : Ne s’intéresser qu’aux résultats immédiats

Nous savons tous qu’il est tentant de créer des listes remplies de tâches paraissant urgentes. Celles-ci ont l’air importantes, mais elles ne vous apportent strictement rien sur le long terme. Exemple : répondre à un e-mail commercial, profiter d’une promotion pour un produit que vous avez déjà, écouter le journal de 20h.

Vos listes de tâches quotidiennes doivent se concentrer sur des tâches avec de vraies échéances (par exemple, un dossier à rendre dans X jours) ou bien une activité qui a un grand impact sur vos objectifs (comme faire de l’exercice pour votre santé).

Plus vous tiendrez compte de cette « vision d’ensemble » vis-à-vis de vos tâches, plus vous atteindrez les objectifs qui comptent pour vous.

Ne confondez pas un événement avec une tâche. C’est une erreur que nous faisons fréquemment. Rencontrer votre patron, aller à un rendez-vous médical, appeler un proche à 11h… tout ce qui peut être placé sur votre calendrier doit y être. Ce sont des événements et non des tâches.

En revanche, préparer une présentation PowerPoint pour la prochaine réunion à 16h00 est une tâche. Un événement est ponctuel ET ne vous demande pas de participer activement à sa réalisation, mais seulement d’être présent. Sachez faire la différence avec une tâche, qui vous demande une certaine quantité d’efforts et de volonté.

Erreur n°6 : Ne pas lier vos tâches à vos objectifs

Transformez votre projet en liste de tâches : tout ce qui demande plus d’une seule action est un projet. Par exemple, « Écrire un article pour mon blog » n’est pas une tâche mais un projet. On peut ensuite diviser ce projet en différentes tâches : « Chercher un sujet d’article », « Faire un premier brouillon », « Éditer l’article », « Corriger les fautes » et « Le publier sur Internet ».

Tout en gardant le même exemple, si vous devez écrire un article, commencez par ajouter « Chercher un sujet d’article » sur votre liste de tâches.

Autre point essentiel : notre motivation est à son comble lorsque nous faisons des activités qui ont du sens pour nous. Vous savez déjà que lorsque vous faites quelque chose d’important à vos yeux, vous n’avez pas besoin de forcer votre volonté pour vous lancer. C’est tellement important pour vous que vous avez hâte de vous y mettre.

Avant de commencer votre liste de tâches, commencez par trouver de bonnes raisons d’y ajouter chaque action. Si vous notez une tâche juste parce que vous « pensez » vaguement qu’elle devrait y être, laissez-la de côté et réfléchissez-y sérieusement avant de l’inclure.

Lorsqu’une tâche est liée à l’un de nos objectifs à long terme, la motivation est déjà là et l’accomplir devient naturel.

Faites la différence entre objectif et tâche : « Perdre 10 kilos » n’est pas une tâche, c’est un résultat visé. Si l’on creuse un peu, il est possible d’en faire des tâches concrètes comme « Manger des légumes frais le midi », « Faire 30 minutes d’exercice le matin », etc.

Selon ce que vous souhaitez accomplir, déduisez de votre objectif des tâches concrètes et ne mettez que cela dans votre liste.

Erreur n°7 : Angoisser face à des listes incomplètes

Certaines choses à faire sont urgentes, d’autres peuvent être délaissées si votre temps est limité. Quoi qu’il en soit, rappelez-vous qu’une liste de tâches n’est pas une question de vie ou de mort. Ne vous angoissez donc pas si vous n’arrivez pas à tout terminer à temps.

Créez une liste séparée pour vos rituels et habitudes. Faire de l’exercice, méditer, boire un verre d’eau citronnée… toutes ces actions que vous répétez jour après jour devraient être mises sur une liste séparée pour ne pas surcharger inutilement votre liste quotidienne.

Dites-vous clairement que ces habitudes ne sont pas des tâches à proprement parler, sans quoi vous aurez la fausse impression de progresser dans vos véritables projets de la journée.

Soyez également conscient(e) de votre état de fatigue ou de votre niveau de concentration. Alternez les types de tâches – ne faites pas à la suite des actions qui se ressemblent – ainsi vous resterez motivé(e) tout au long de la journée. De longues sessions de travail doivent être espacées de tâches plus courtes ; alternez des tâches intellectuelles avec des tâches plus physiques ou manuelles, par exemple.

N’oubliez pas de faire des pauses, d’autant plus si vous êtes fatigué(e). Il s’agit de ne pas vous surmener pour éviter que vos tâches ne finissent par vous épuiser. Ne faites pas l’impasse sur vos moments de repos, même si vous avez « beaucoup de choses à faire » : vous n’irez pas plus vite en enchaînant toutes vos tâches inlassablement.

Le mot de la fin

Au final, comme vous l’aurez remarqué, il ne s’agit pas de « faire tout ce qu’il y a à faire », mais de faire les choses intelligemment. C’est-à-dire prioriser ce qui est réellement important pour vous, en mesurant vos efforts et en entrecoupant ces tâches de moments de pause.

Appeler un ami ou marcher quelques minutes après le déjeuner permet de couper la monotonie qui s’installe. Ce ne sont pas des tâches à accomplir, mais elles vous revigorent et vous permettent de finir sereinement la journée.

Voici également quelques applications utiles pour gérer vos listes de tâches : Any.do (Android/iOS), Todoist (Multiplateforme), Microsoft To Do (Anciennement Wunderlist).

Je vous recommande d’appliquer dès aujourd’hui ces conseils lorsque vous réaliserez votre prochaine liste. Cela vous aidera non seulement à augmenter votre productivité, mais aussi à être beaucoup plus détendu(e) en sachant exactement ce que vous avez à faire. :)