Comment réaliser une liste de tâches parfaite (ou presque)

liste de tâches

« Chaque jour j’accomplirai au moins une chose sur ma liste de tâches. » – Lailah Gifty Akita

La plupart d’entre nous ne prennent pas le temps de réaliser une bonne liste de tâches. La majorité du temps, nos listes contiennent un mélange de tâches urgentes, de rendez-vous et de projets. Le problème c’est qu’il est impossible de faire correctement nos tâches si nos actions ne sont pas claires.

Il est facile de faire des erreurs en créant vos listes de tâches, mais le secret pour réaliser des listes efficaces est d’identifier ces erreurs et de les surmonter. Voici sept erreurs courantes que beaucoup de personnes font :

Erreur n°1 : Rédiger des listes trop longues

Bien des gens commencent leurs journées avec des dizaines de tâches à réaliser. Ces tâches varient souvent selon leur ordre d’importance, le temps qu’il faut pour les accomplir. Une liste faite de cette manière est souvent démotivante parce qu’il est impossible de tout finir d’ici la fin de la journée.

La solution ?

Ne commencez pas par plus de 3 tâches « principales » chaque jour. Ces actions sont celles qui vous apporteront le plus de bénéfices, et elles devraient être votre priorité absolue. Cela vous aide aussi à classer vos tâches par ordre d’importance. De cette façon, vous commencez la journée en faisant les choses qui auront le plus d’impact dans votre vie.

Pour renforcer l’idée que ces tâches sont importantes, gardez le plus souvent possible cette liste à portée de vue. Ainsi, peu importe ce que vous ferez durant le reste de la journée, en ayant accompli ne serait-ce qu’une seule tâche, vous aurez accompli la plus importante des tâches pour vous.

Au final, la plupart d’entre nous écrivent des listes de tâches interminables parce que nous avons peur d’oublier des tâches importantes, en ne faisant plus cette erreur, vous vous enlèverez une épine du pied. Aussi, vous ne pouvez jamais prévoir ce qui va arriver durant la journée et comment vos priorités vont changer, il est donc mieux de vous concentrer sur quelques tâches spécifiques.

Chaque semaine, accordez-vous ainsi 20 minutes pour organiser votre liste, revoir vos actions à réaliser, programmer vos tâches. Si possible, rajoutez cet événement sur votre calendrier et ne l’oubliez pas.

Erreur n°2 : Rester vague

Beaucoup de gens écrivent leurs tâches sans clairement les définir. Vous croyez souvent que cette liste vous aidera pour vous rappeler de faire ce que vous avez à faire, mais vous vous retrouvez la plupart du temps à stresser parce que vous ne savez pas par où commencer.

Par exemple, disons que vous avez noté « Travailler sur une présentation ». C’est une idée vague parce qu’elle n’inclut pas de tâches spécifiques et concrètes. Vous pouvez mieux l’organiser en écrivant : « Faire un brouillon pour ma présentation », « Penser à 3 idées de présentation », « Trouver une vidéo YouTube ou un blog qui donne des conseils pour faire une bonne présentation ».

Rappelez-vous que chaque tâche doit inclure une action précise. De cette façon, vous saurez réellement si vous l’avez accomplie ou non. Par ailleurs, chaque tâche doit remplir ces critères :

  • Elle doit inclure un résultat mesurable
  • Elle doit être réalisé d’une traite, en une seule fois
  • Elle doit avoir une fin clairement définie

Réévaluez votre travail de la journée. Passez 5 minutes dessus avant d’aller vous coucher, en réanalysant vos tâches de la journée. Qu’est-ce qui s’est bien passé ? Qu’est-ce qui a échoué ? À chaque obstacle rencontré, tirez-en une leçon.

Erreur n°3 : Ne pas gérer votre temps

Il est difficile d’être productif si vous ne savez pas combien de temps il vous faut pour terminer une tâche. Nous faisons tous l’erreur de créer des listes de tâches vagues, mais analysons-nous le temps nécessaire pour compléter chaque tâche ? Non. Pourtant il est possible qu’une tâche vous prenne à peine quelques minutes ou bien carrément quelques jours.

Avant de commencer une tâche, estimez grossièrement le temps qu’elle vous prendra. Cela vous donnera au moins une idée du nombre de tâches que vous pourrez faire tenir dans votre journée.
Même si vous vous trompez, au moins vous aurez appris à mieux gérer votre temps. Evidemment, c’est une habitude qui demande de la pratique. Cependant, si vous faites cela régulièrement, vous arriverez à prédire correctement le temps qu’il vous faudra pour accomplir tout ce que vous aviez prévu dans la journée.

Finissez la journée en faisant votre liste de tâches pour demain. Cela vous aidera à avoir une vision claire sur ce qui doit être fait pour le lendemain, et vous ne perdrez pas de temps le jour même à faire votre liste.

Erreur n°4 : Laisser des événements aléatoires vous perturber

Chaque jour est différent. Nous vivons tous des urgences et des tâches imprévues qui paraissent nous tomber du ciel. Bien qu’il est important de structurer votre journée, il est également important d’être flexible.

Commencez chaque jour par vérifier votre agenda. Regardez les activités que vous avez planifiées. Regardez ce que vous avez prévu pour les prochains jours. Une fois que c’est fait, faites en sorte de toujours garder au moins une heure de temps libre pour ces tâches imprévues.

Vous remarquerez que vous laisser une marge pour les urgences vous aidera à rester plus détendu durant la journée. Dans le pire des cas, vous aurez au moins du temps supplémentaire pour gérer vos contretemps. Si rien d’imprévu ne se produit, utilisez ce temps pour réaliser vos tâches non-importantes qui pullulent dans vos projets (nous verrons cela plus tard).

Regroupez également vos activités. C’est d’autant plus vrai pour les appels ou les mails qui peuvent survenir n’importe quand dans la journée. Plutôt que de lire vos emails ou de passer vos appels tout le long de la journée, essayez plutôt de le faire une à deux fois par jour. Appelez pendant votre temps de pause par exemple. Cela vous évitera d’être distrait par ces tâches qui peuvent vite vous faire perdre beaucoup de temps.

Erreur n°5 : Ne s’intéresser qu’aux résultats immédiats

Nous savons tous qu’il est tentant de créer des listes remplies de tâches paraissant urgentes. Celles-ci ont l’air importantes, mais elles ne vous apportent strictement rien sur le long terme. Ex: Répondre à un mail commercial, une promo pour un produit que vous avez déjà, écouter le journal du 20h.

Vos listes de tâches quotidiennes doivent se concentrer sur des tâches avec de vraies échéances (par exemple un dossier à rendre avant X jours) ou bien une activité qui a un grand impact sur vos objectifs (comme faire de l’exercice pour perdre du poids). Plus vous tiendrez compte de cette « vision d’ensemble » vis-à-vis de vos tâches, et plus vous atteindrez les objectifs qui comptent pour vous.

Ne confondez pas un événement avec une tâche. C’est une erreur que nous faisons fréquemment. Rencontrer votre patron, un rendez-vous chez le médecin, appeler X ou Y à 11h… tout ce qui peut être mis sur votre calendrier, doit y être. Ce sont des événements et non des tâches, qui doivent être programmés. Toutefois, préparer une présentation PowerPoint pour la prochaine réunion à 16h00 est une tâche. Un événement n’est que ponctuel et ne vous demande pas de participer activement à sa réalisation, mais seulement d’être présent. Sachez faire la différence avec une tâche, qui elle vous demande une certaine quantité d’efforts et de volonté.

Erreur n°6 : Ne pas lier vos tâches avec vos objectifs

Transformez votre projet en liste de tâches: Tout ce qui demande plus d’une seule action est un projet. Par exemple « Ecrire un article pour mon blog » n’est pas une tâche mais un projet, qui peut être divisé en tâches qui elles, sont : « Chercher un sujet d’article », « Faire un premier brouillon », « Editer l’article et le relire », « Corriger les fautes » et « le Publier sur le net ».
Ainsi sur votre liste de tâche, si vous devez écrire un article, commencez par y faire figurer « Chercher un sujet d’article ».

Également, notre motivation vient souvent du fait que nous faisons des activités qui nous importent. Vous remarquerez que lorsque vous faites quelque chose qui est important à vos yeux, vous n’avez pas besoin de toute votre volonté pour vous y mettre. C’est tellement important pour vous, que vous n’attendez que ça de vous y mettre.

Avant de faire une liste de tâches, commencez par trouver de bonnes raisons d’ajouter chacune de vos tâches à cette liste. Si vous notez une tâche parce qu’il semblerait que c’est quelque chose que vous devriez faire, alors vous devriez sans doute y repenser à deux fois avant de l’y inclure.
Lorsqu’une tâche est liée à l’un de vos objectifs à long terme, vous vous sentirez plus motivé et désirerez d’autant plus l’accomplir.

Faites la différence entre objectif et tâche : « Réussir à perdre 10kg » n’est par exemple pas une tâche. Il est là aussi possible de la découper en tâches actives comme « Manger sainement », « Faire de l’exercice », « Surveiller son poids », etc. Selon ce que vous souhaitez accomplir, décomposez votre objectif en tâches et ne mettez que cela dans votre liste de tâches.

Erreur n°7 : Angoisser sur des listes incomplètes

Certaines choses à faire sont urgentes, d’autres peuvent être ignorées si votre temps est limité. Quoi qu’il en soit, rappelez-vous qu’une liste de tâches n’est pas une question de vie ou de mort, ne vous angoissez donc pas si vous n’arrivez pas à les compléter à temps.

Créez une liste séparée pour vos rituels/habitudes. Faire de l’exercice, Méditer, Boire un jus de fruit, toutes ces tâches que vous répéterez inlassablement jour après jour devraient être mises sur une liste séparée, pour ne pas surcharger inutilement votre liste de tâches quotidienne. Dites-vous consciemment que ces habitudes ne font pas partie de vos tâches, sans quoi vous aurez la fausse impression de progresser durant vos activités de la journée.

Soyez également conscient de votre état de fatigue ou de votre ennui. Alternez les types de tâches -ne faites pas à la suite des tâches qui se ressemblent- ainsi vous resterez motivé quoi qu’il arrive. De longues tâches doivent être espacées de tâches plus courtes, des tâches intellectuelles par des tâches plus physiques par exemple.

N’oubliez pas de faire des pauses, d’autant plus si vous êtes fatigué. Il s’agit de ne pas vous surmener et éviter que vos tâches ne finissent par vous dégoûter. Ne faites pas l’impasse sur celles-ci, même si vous avez « beaucoup de choses à faire », vous n’irez pas plus vite en faisant toutes vos tâches les unes après les autres, inlassablement.

Le mot de la fin

Au final, comme vous l’aurez remarqué il ne s’agit pas « de faire tout ce qu’il y a à faire », mais de faire les choses correctement. C’est-à-dire, prioriser ce qui est réellement important pour vous, en mesurant vos efforts et en entrecoupant ces tâches par des moments de pauses. Appeler un ami, marcher quelques minutes après le déjeuner permet de couper cette monotonie qui s’installe, ce ne sont pas des tâches importantes mais elles vous revigorent et vous permettent de finir sereinement la journée.

Voici également quelques applications pour faire vos listes de tâches : Any.DO (Android), Todoist (Windows/Mac), Wunderlist (iPhone)

Je vous recommande ainsi d’appliquer ces conseils pour éviter les erreurs décrites ici, lorsque vous réaliserez votre liste de tâches. Cela vous aidera non seulement à augmenter votre productivité mais aussi à être plus détendu en sachant exactement ce que vous avez à faire smile

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Adam Fartassi
Jeune étudiant passionné de développement personnel, je vogue sur le web pour vous transmettre les meilleures méthodes pour changer de vie. Visez l'excellence, et renouez aujourd'hui avec votre fabuleux potentiel

2 Commentaires

  1. Florian

    Un excellent article !
    Il est particulièrement complet et je suis en accord avec tous les points.

    Pour pousser la réflexion sur « l’art de faire des listes » je suggère le livre : « La magie de la liste » de Yuval Abramovitz !
    Particulièrement inspirant.

  2. Agence web Bordeaux

    Bonjour, votre article est vraiment complet. Un petit plus pour optimiser son organisation et améliorer la collaboration dans une équipe : utiliser des outils web du style TODOIST ou des calendriers partagés.

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