La Matrice d’Eisenhower : L’outil essentiel pour être productif

Matrice-Eisenhower

« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent, rarement important. » – Dwight David Eisenhower

Dwight Eisenhower fut le 34e président des Etats-Unis, de 1953 à 1961 et vécut sa vie de la manière la plus productive qui soit. Eisenhower avait l’incroyable capacité de maintenir sa productivité des années durant, grâce à une unique stratégie : La Matrice d’Eisenhower. Cet outil vous permettra de prioriser vos tâches et de n’accorder de l’importance qu’à ce qui est important. Voyons maintenant comment devenir plus productif en utilisant cette stratégie.

La Matrice d’Eisenhower : Comment devenir plus productif

La stratégie d’Eisenhower pour agir et organiser vos tâches est simple. En utilisant la matrice ci-dessous, vous séparerez vos tâches selon 4 conditions :

1. Urgent et important (les tâches que vous devez faire immédiatement).
2. Important, mais pas urgent (les tâches que vous programmerez pour plus tard).
3. Urgent, mais pas important (les tâches que vous devriez déléguer à quelqu’un d’autre).
4. Pas urgent et pas important (les tâches que vous devriez éliminer).

matrice eisenhower

Quelle est la différence entre l’important et l’urgent ?

Les activités importantes nous permettent de progresser dans nos objectifs, qu’ils soient professionnels ou personnels.
Les activités urgentes requièrent une attention immédiate, et sont souvent liées aux objectifs de quelqu’un d’autre.
Ce sont généralement celles sur lesquelles nous nous concentrons et qui demandent notre attention, puisque les conséquences (négatives) de ne pas réaliser ces tâches sont immédiates. Exemple : Les appels téléphoniques, emails, notifications Facebook et autres sollicitations extérieures.

Lorsque nous savons différencier les activités importantes des activités urgentes, nous surmontons notre tendance naturelle à nous concentrer sur les activités non-importantes mais urgentes. Ainsi, nous pouvons nous dégager assez de temps pour faire ce qui est essentiel pour nous. De cette façon nous rendons notre vie professionnelle et personnelle plus riche et plus épanouie smile

Nous allons maintenant voir plus en détail chaque quadrant, et comment les optimiser du mieux possible pour devenir productif.

Le Quadrant 1 : Les tâches urgentes et importantes

Le Quadrant 1 regroupe des tâches à la fois Urgentes et Importantes. Ce sont des tâches qui requièrent notre attention immédiatement et qui doivent être effectuées avant de s’occuper de nos buts à long terme.
Il est constitué notamment de crises, problèmes ou échéances.

Voici quelques exemples de tâches Urgentes et Importantes :

  • Certains emails (cela peut être une offre d’emploi, un mail pour une nouvelle opportunité d’affaires, etc.)
  • Les tâches ménagères
  • Un dossier à rendre avant une certaine échéance
  • Votre voiture qui tombe en panne
  • Être témoin d’un accident ou avoir un accident et appeler les secours
  • Un appel de l’école de votre enfant

Avec un peu de planification et d’organisation, certaines de ces tâches peuvent être faites de manière plus efficace. Par exemple, au lieu d’attendre la dernière minute pour rendre votre dossier (ce qui la transforme en tâche urgente), vous pouvez la programmer pour l’effectuer une semaine à l’avance.
Ou encore au lieu d’attendre que quelque chose dans votre maison ou voiture tombe en panne pour la réparer, vous pouvez prévoir une maintenance régulière. Des moyens de surmonter la procrastination peuvent être également nécessaires pour éviter que beaucoup de tâches ne finissent dans ce quadrant.

Bien que nous n’arriverons jamais à éliminer complètement les tâches urgentes et importantes, nous pouvons les réduire significativement en étant plus proactif et en passant plus de temps à effectuer les tâches du Quadrant 2.

Quadrant 2 : Les taches Non-urgentes mais importantes

Les tâches du Quadrant 2 sont des activités qui n’ont pas d’échéances pressantes, mais qui sont très importantes pour vous aider à atteindre vos buts personnels, scolaires, et professionnels tout en donnant un sens à votre vie.

Les tâches du Quadrant 2 sont généralement centrées autour de la création de nouvelles relations, de planification pour l’avenir et de l’amélioration de soi.
Voici quelques exemples de tâches Non-urgentes mais Importantes :

  • L’organisation des tâches de la semaine
  • La planification à long terme
  • L’exercice physique
  • Le temps passé en famille
  • Lire des livres enrichissants
  • Suivre un cours pour développer ses compétences dans une matière
  • Étudier
  • Méditer
  • Créer un budget et économiser
  • Passer des moments privilégiés avec son conjoint

Nous devrions passer la majorité de notre temps à effectuer des activités de ce Quadrant 2, car c’est celui qui nous apporte le plus de bonheur, de succès. Malheureusement, il y a quelques difficultés qui nous empêchent d’investir assez de temps et d’énergie dans les tâches du Quadrant 2 :

1. Vous ne savez pas ce qui est vraiment important pour vous. Si vous n’avez aucune idée des valeurs et buts qui vous importent le plus, vous n’arriverez évidemment pas à obtenir ce que vous désirez. Au lieu de cela, vous passerez tout votre temps à effectuer tous les stimuli ou autres choses « urgentes » à faire qui se présenteront à vous.

2. Le biais du moment présent. Nous avons tous tendance à s’intéresser à la chose la plus pressente du moment. C’est notre mode d’action par défaut. Il est difficile d’être motivé pour quelque chose lorsqu’il n’y a pas de date buttoir pour l’effectuer. Se sortir de ce mode peut demander beaucoup de volonté et de persévérance ; des qualités qui doivent être cultivées par chacun.

Parce que ces activités ne sont pas perçues comme pressentes, nous les laissons s’entasser au fond de notre esprit et nous disant « Je ferais ces choses-là « un jour » après que j’ai fini ce que j’ai d’urgent. »
Nous arrivons même à remettre à plus tard la recherche de ce qui compte le plus dans notre vie, ce qui nous conduit à un cercle vicieux où nous ne faisons que les choses plus urgentes mais sûrement pas les plus importantes.

Et ce « jour » où nous feront l’important n’arrivera jamais, bien entendu. Si vous attendez de faire ce qui vous est important lorsque vous aurez plus de temps libre, croyez-moi que cela n’arrivera jamais. Si vous avez toujours l’impression d’être occupé maintenant, votre vie deviendra de plus en plus remplie au fur et à mesure que vous vieillirez.

Pour surmonter le biais du moment présent qui nous empêche de nous concentrer sur les activités du Quadrant 2, nous devons vivre nos vies consciencieusement et activement. Il faut refuser de vivre selon ce mode par défaut.

Quadrant 3 : Les tâches urgentes et non importantes

Les tâches du Quadrant 3 sont des activités qui requièrent toute notre attention (car urgentes), mais cela ne nous aide pas à atteindre nos objectifs ou missions de vie (parce qu’elles ne sont pas importantes).
La majorité des tâches du Quadrant 3 sont liées à des interruptions d’autres personnes, qui sollicitent votre aide pour atteindre leurs propres buts, selon leurs propres priorités.
Voici quelques exemples d’activités du Quadrant 3 :

  • Les appels téléphoniques
  • Les SMS / Notifications de réseaux sociaux
  • La majorité des mails
  • Vos collègues qui peuvent vous demander des services au travail
  • Les tâches non inclues dans votre contrat, demandées par votre employeur

La majorité des gens passent le plus clair de leur temps sur les tâches du Quadrant 3, alors qu’ils pensent s’occuper des tâches du Quadrant 1. Parce que les activités du Quadrant 3 servent à aider les autres, elles ont toujours l’air importantes. Sans compter qu’elles sont souvent tangibles, car le fait de les accomplir vous donnera un semblant de satisfaction, celui d’avoir rayé une chose importante de votre liste de tâches à accomplir.

Toutefois, bien que les tâches du Quadrant 3 puisse être importantes pour les autres, elles ne sont pas importantes pour vous. Elles ne sont pas forcément néfastes pour vous, mais elles ne doivent pas être réalisées au détriment de vos propres tâches du Quadrant 2. Autrement, vous finirez par croire que vous faites beaucoup de choses tous les jours, alors que vous ne faites aucun progrès vis-à-vis de vos buts à long terme. C’est la meilleure façon de se sentir frustré et d’avoir de la rancœur envers les autres.

Les personnes qui passent la majorité du temps à travailler sur ces tâches Urgentes mais Non Importantes sont souvent vues comme sympathiques, gentilles, et souhaitent constamment plaire aux autres au détriment de leur propre bonheur.

Si c’est votre cas la solution est simple : S’affirmer plus et commencer à fermement (mais poliment) dire non à la plupart des sollicitations.

Quadrant 4: Les tâches non urgentes et non importantes

Les activités du Quadrant 4 ne sont pas urgentes ni importantes. Elles font partie des « divertissements ». Ces tâches ne sont ni pressentes ni utiles, et ne vous aideront sûrement pas à atteindre vos buts à long terme.
Voilà quelques exemples de ces tâches sans valeur ajoutée :

  • Regarder la télévision
  • Se balader sur internet
  • Jouer aux jeux vidéos
  • Parcourir les fils d’actualité Facebook, Twitter et Instagram
  • Parier ou jouer aux casinos (en ligne ou non)
  • Faire du lèche-vitrine

Je pense que si nous analysions le temps que nous passons dans ces activités du Quadrant 4, il y aurait de quoi s’alarmer. Je suis certain que vous avez déjà un jour eu ces moments de frustration en vous disant « Je suis en train de perdre mon temps » après avoir passé des heures à surfer sur le web, puis en réalisant que vous auriez pu passer ce temps plus utilement à poursuivre vos objectifs. N’est-ce pas ?

Mais soyons honnête, je ne pense pas qu’il soit possible ni sain d’éliminer toutes les activités du Quadrant 4 de nos vies. Après une journée bien remplie et épuisante, regarder notre série télé favorite ou se balader sur internet est exactement ce que notre cerveau a besoin pour décompresser.

Au lieu donc de viser à éliminer complètement les tâches non urgentes et non importantes, essayez plutôt d’y passer un temps limité, que vous aurez planifié à l’avance. Disons qu’y consacrer 5% ou moins de votre journée serait un bon compromis.

Passez plus de temps sur les tâches importantes

Dans notre monde en perpétuel mouvement, être capable de faire la part des choses et distinguer l’urgent de l’important, est une compétence essentielle à avoir.

Votre défi cette semaine est d’appliquer la Matrice d’Eisenhower dans tous les aspects de votre vie. Lorsque vous faites face à une décision, prenez le temps de vous arrêter et de vous demander : « Est-ce que je fais cela parce que c’est important, ou bien simplement parce que c’est urgent ? »

Je vous assure que lorsque vous passerez plus de temps sur les tâches Non Urgentes mais Importantes, vous vous sentirez apaisé, et regagnerez le contrôle de votre vie. Vous ressentirez un réel progrès dans tout ce que vous faites. En passant plus de temps sur les activités du Quadrant 2, en planifiant et organisant vos activités, vous pourrez prévenir et éliminer beaucoup de crises et problèmes du Quadrant 1. Vous équilibrerez ainsi les sollicitations du Quadrant 3 avec vos propres besoins et apprécierez à leur juste valeur les divertissements du Quadrant 4.

En faisant des tâches du Quadrant 2 vos priorités, quels que soient l’urgence, les soucis ou échéances qui vous tomberont dessus, vous aurez les capacités mentales, émotionnelles et physique d’y répondre positivement, plutôt que de réagir instinctivement sur la défensive.

Des outils pour vous aider

Pour vous aider à appliquer la Matrice d’Eisenhower, voici quelques outils (majoritairement en anglais) que je vous suggère.

L’application Eisenhower. C’est une application pour iPhone qui vous permettra d’organiser facilement vos tâches selon la Matrice d’Eisenhower. Pour Android il existe ces deux applications : My Effectiveness: To do, Tasks (EN) et Priority Matrix (FR).

Sur PC et tablettes, Todoist est un logiciel qui vous aidera intuitivement à ranger vos tâches dans les différents Quadrants et comme son nom l’indique, à remettre de l’ordre dans vos priorités.

Téléchargez la Matrice d’Eisenhower sous forme de tableau. Vous pourrez la remplir directement sur votre PC ou tablette, ou bien encore l’imprimer pour la remplir manuellement. Le mieux serait que vous le fassiez le soir même, puis que vous placiez toutes les activités que vous avez faites dans la journée dans le Quadrant approprié. Ainsi, cela vous montrera sur quels types d’activité vous passez la majorité de votre temps.

Après avoir fait cela, réfléchissez aux moyens de réduire le temps que vous passez sur les activités des Quadrants 1, 3 et 4. Et cherchez à passer plus de temps sur les tâches du Quadrant 2.

Si cet article vous a plu, n’hésitez pas à le partager avec votre entourage :)

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Adam Fartassi
Jeune étudiant passionné de développement personnel, je vogue sur le web pour vous transmettre les meilleures méthodes pour changer de vie. Visez l'excellence, et renouez aujourd'hui avec votre fabuleux potentiel

11 Commentaires

  1. Mouhamed

    Merci beaucoup, les explications sont claires et précises.

  2. Sarah

    Merci pour cet article, la matrice, qui de prime abord peut paraître évidente, y est très bien expliquée. À nous 2 le cadran 2 !

  3. CHIA BLANDINE MARINA OHOUO

    Merci pour cette article!☺

  4. Victor

    Très bien expliqué! Merci beaucoup.

    1. Adam FartassiAdam Fartassi (Auteur de l'article)

      Bonjour Victor,
      Merci pour votre commentaire. J’apprécie également votre travail sur la rhétorique en général (je me suis permis de visiter votre blog).
      Bon courage pour la suite :)
      Adam.

  5. Ali Mohamed

    Cet article aide vraiment,
    Merci

    1. Adam FartassiAdam Fartassi (Auteur de l'article)

      Merci pour votre commentaire :)
      En vous souhaitant des journées bien productives !
      Adam.

  6. Envol

    Ah en lisant l article , il y a comme une remise en question qui s’éveille en moi
    Oui mais … (car on ne veut toujours pas le reconnaitre ..) par quoi commencer quand tout nous semble « priorité « ?
    Un beau chantier en perspective n est ce pas?
    Il s agirait d établir un ordre et de les classer oui…mais surtout passer l aspirateur sur ces éléments qui n ont aucune valeur ajoutée à notre vie ! Merci pour la matrice que j ai telechargée ..premier pas avant je l espère son application prochaine pour assurément une meilleure organisation de l esprit d abord et du reste ensuite..

    Envol

    1. Adam FartassiAdam Fartassi (Auteur de l'article)

      Bonjour Envol,
      Pour commencer à faire un peu le tri dans ce qui est important de ce qui ne l’est pas, il suffit de se poser une question toute simple :
      « Est-ce que cette chose aura de l’importance pour moi dans 2 ans ? » Si oui, elle est importante. Si non, elle ne l’est pas.

      On a souvent tendance à accorder de l’importance à des choses qui nous arrivent dans l’immédiat (les tâches urgentes mais non-importantes du Quadrant 3), mais lorsqu’on les projette dans le futur cela permet de nous rendre compte qu’elles n’ont pas tant d’importance. Voire aucune.

      En espérant t’avoir un peu éclairé dans l’application de cette Matrice d’Eisenhower :)
      Adam.

  7. Franck willy

    Merci pour cet article. Il m’à permis de mieux prendre conscience sur mon mode d’organisation et de planification de tâches qui était un peu défaillant. Je m’efforcerai de les appliquer au quotidien.
    Franck willy Articles récents… Les 4 clés de la politesseMy Profile

    1. Adam FartassiAdam Fartassi (Auteur de l'article)

      Bonsoir Franck, et merci pour ton commentaire.
      La matrice d’Eisenhower est un outil génial d’organisation, après elle n’est pas forcément aisée à appliquer au début (l’être humain déteste le changement), mais elle en vaut vraiment la peine.
      N’hésite pas à commencer progressivement, en corrigeant ton système de planification sans essayer de tout appliquer d’un coup :)

      A très bientôt,
      Adam.

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