11 Trucs Pour Gérer Vos Mails Efficacement

« Nous ne pouvons rien gérer tant que nous ne gérons pas notre temps. » – Peter F. Drucker

À ceux d’entre vous qui sont nés dans les années 80 ou même avant : N’êtes-vous pas étonné(e) de voir comment l’e-mail est devenu le premier mode de communication aujourd’hui, que ce soit dans le domaine personnel ou professionnel ?

Eh bien moi, je le suis. En revenant aux années 90 – avant l’essor d’internet – les gens n’utilisaient quasiment pas les e-mails. Je me souviens encore de mon premier ordinateur en 1999 : la possibilité d’envoyer instantanément un courrier sous forme électronique était une sacrée innovation.

J’avais alors envoyé mon premier e-mail et, depuis 2010, c’est devenu le mode de communication n°1 dans le monde (suivi de peu par le téléphone et les réseaux sociaux). Quelle révolution en une décennie à peine !

La Gestion des E-mails = Une fausse productivité ?

Alors que les e-mails sont faits pour faciliter la communication, je les soupçonne parfois d’être un outil contre-productif. Tout simplement parce que nous passons bien trop de temps à gérer notre boîte de réception.

Par exemple, pensez aux situations suivantes :

• Vous arrive-t-il de revérifier votre boîte mail, alors que vous l’aviez déjà consultée il y a à peine 5 minutes ?
• Passez-vous beaucoup de temps à gérer vos e-mails tous les jours ? C’est-à-dire chercher vos anciens messages, les trier, les organiser et les supprimer ?
• Faites-vous souvent de la vérification de vos e-mails votre tâche prioritaire, au lieu d’avancer sur des dossiers plus importants ?
• Y a-t-il des jours où vous passez plus de temps à vérifier votre messagerie qu’à faire votre travail concrètement ?

Est-ce que tout ce que j’ai décrit ci-dessus s’applique à vous, même occasionnellement ? Si oui, sachez que vous n’êtes pas le/la seul(e), car je l’ai vécu moi aussi. Chaque fois que je finissais de mettre de l’ordre dans ma boîte mail, je me sentais assez satisfait de moi. Dans mon esprit, je pensais que plus je traitais de courriels, plus j’étais productif.

Mais j’ai vite réalisé que c’était de la fausse productivité. Après avoir lancé ce blog, il est devenu évident que perdre autant de temps avec les e-mails ne servait à rien. Et cela pour plusieurs raisons :

1. Cela pousse à différer le travail réellement important. Je ne faisais aucun progrès dans mes autres tâches… Comme écrire des articles, faire la promotion de mon site ou nouer des relations avec des contacts clés.
   Pire encore, je vérifiais mes e-mails en plein milieu de mon travail, ce qui coupait mon élan. Quand je revenais à ma tâche en cours, je devais tant bien que mal retrouver le fil de mes pensées.
2. La gestion des courriels se fait à moitié. Je ne faisais pas grand-chose de mes e-mails non plus. La plupart du temps, je jetais un œil au nouveau message arrivé, je triais le courrier, puis je remettais à plus tard la rédaction de la réponse.
3. Le flux d’e-mails est sans fin. Pour chaque e-mail auquel je répondais, d’autres continuaient à affluer dans la journée, comme un fleuve intarissable.

Comment gérer vos e-mails efficacement ? Les 11 actions à réaliser !

Au final, l’e-mail n’est qu’un outil pour vous faciliter la vie. Il est donc nécessaire de le remettre à sa juste place. Voici 11 conseils pour optimiser la gestion de votre boîte de réception :

Conseil n°1 : Ne traitez vos e-mails qu’une fois par jour

Même si je vérifie ma messagerie plusieurs fois par jour au cas où une urgence se produirait (mon site qui deviendrait inaccessible, par exemple), je ne traite pas les messages dans la foulée. Je ne m’en occupe qu’une seule fois par jour, soit au début, soit à la fin de ma journée.

Bloquez-vous un créneau dans la journée pour gérer vos e-mails. Si vous n’avez pas terminé dans le temps imparti, reportez le reste au lendemain. Priorisez les plus urgents et laissez les autres de côté (voir le Conseil 2). Depuis que j’applique cette méthode, ma productivité a considérablement augmenté.

Même si je reçois un e-mail important qui requiert mon attention, le monde ne va pas s’écrouler si j’y réponds quelques heures plus tard. Plus sérieusement, s’il y a une urgence absolue qui ne peut pas attendre, la personne finira d’une façon ou d’une autre par vous appeler.

En restreignant la gestion des courriels à un temps défini, j’ai réussi à prioriser les 20% de tâches importantes dans ma vie.

Même si votre métier implique de recevoir beaucoup d’e-mails cruciaux, vous pouvez adapter ce principe. Le but est de ne pas laisser votre boîte de réception dicter votre emploi du temps. Rappelez-vous : c’est un outil pour vous aider à faire votre travail, ce n’est pas votre travail.

Conseil n°2 : Priorisez 20% des e-mails ; reportez les 80% restants

Tous les e-mails ne se valent pas. J’applique régulièrement le principe des 80/20 (ou Loi de Pareto), car il fonctionne dans presque tous les aspects de notre vie. E-mails compris. Ce principe stipule que 20% des causes produisent 80% des effets.

Par conséquent, pour être efficace, nous devons nous concentrer sur les 20% d’e-mails qui ont un véritable impact.

Seuls 20% de mes e-mails me permettent vraiment de faire avancer mon activité. Il peut s’agir de propositions de partenariats, d’opportunités commerciales ou d’échanges avec des contacts clés (clients, lecteurs assidus, etc.). Tout le reste fait partie des fameux 80% restants.

À ces 20% de messages, j’accorde la priorité absolue. J’y réponds en général immédiatement (surtout s’ils respectent la règle de la minute abordée au Conseil 9) ; sinon, j’y réponds sous 1 à 3 jours. Pour les 80% restants, je prends plus de temps pour répondre, et parfois je n’y réponds pas du tout (voir le Conseil 4).

Conseil n°3 : Créez un dossier « À traiter d’ici XX »

Rangez chaque e-mail qui exige une réponse non urgente dans un dossier « À traiter d’ici XX », où XX est un jour de la semaine. Je me bloque ainsi trois créneaux par semaine pour répondre à ces e-mails : le mardi, le jeudi et le samedi.

De cette façon, je ne cède pas à la pression de l’immédiateté. Je lis le message, je l’intègre mentalement, puis je me laisse le temps de la réflexion jusqu’au moment prévu pour y répondre.

Conseil n°4 : Acceptez de ne pas répondre à tous les e-mails

Contrairement à ce que l’on pourrait croire, vous n’êtes pas obligé(e) de répondre à chaque message reçu. Dans certains cas, le silence est aussi une réponse !

Il fut un temps où je m’épuisais à répondre à chaque courriel de mes lecteurs. À la fin de la journée, j’étais vidé, incapable de travailler sur mes véritables projets.

Curieusement, la plupart de mes réponses détaillées ne recevaient aucun retour de politesse (ni accusé de réception, ni même un simple « merci »). J’en ai déduit que beaucoup de gens envoient des messages sur un coup de tête, sans réel besoin d’obtenir une réponse approfondie.

J’ai donc réalisé qu’il était bien plus judicieux de consacrer ce temps à des tâches à haute valeur ajoutée (création de contenu, optimisation du site, nouveaux projets).

Ne vous culpabilisez pas si vous laissez certains e-mails sans réponse. Si le retour sur investissement de votre temps est nul, laissez couler. Les choses ont souvent tendance à se régler d’elles-mêmes.

Conseil n°5 : Créez des modèles de réponse

Si vous analysez vos messages envoyés, vous remarquerez sûrement une tendance à répéter les mêmes informations. (Pour les utilisateurs de Gmail, Google propose d’ailleurs d’enregistrer des réponses standardisées).

Demandes de renseignements récurrentes, questions fréquentes sur vos produits ou services… Toutes ces requêtes peuvent faire l’objet de réponses types, sauvegardées comme modèles.

Au quotidien, il me suffit de sélectionner le bon modèle et de le personnaliser légèrement pour l’adapter à mon interlocuteur. Le gain de temps est monumental par rapport à l’époque où je rédigeais chaque e-mail de zéro.

Conseil n°6 : Ne lisez que ce qui est pertinent

Je suis abonné à de nombreuses newsletters (marketing, psychologie, technologies…), mais je suis loin de tout lire. Pour autant, je ne les supprime pas, car elles constituent une excellente base de ressources.

Ma solution ? J’ai configuré ma boîte pour qu’elle archive automatiquement ces e-mails en leur attribuant des libellés (ou dossiers). Les e-mails sur le blogging vont dans le dossier « Blog », ceux sur la psychologie dans « Santé & Psychologie », etc.

Je ne les consulte que lorsque j’ai besoin de faire une recherche sur un sujet précis. Vous n’avez pas besoin de lire tout ce qui atterrit dans votre messagerie. Triez et consommez l’information de manière sélective.

Conseil n°7 : Structurez votre messagerie avec des dossiers

Les dossiers (ou libellés sur Gmail) sont indispensables pour une organisation claire.

Tout d’abord, utilisez une nomenclature adaptée à vos objectifs actuels. Si vos priorités du moment sont (1) l’écriture d’un livre et (2) la comptabilité de votre entreprise, nommez vos dossiers en conséquence.

Ensuite, optez pour une structure hiérarchique. Le premier niveau concerne les grandes catégories, le second les sous-catégories. Par exemple, sous un dossier principal « Administratif », je vais créer des sous-dossiers « Factures », « Urssaf » et « Banque ».

L’utilisation des filtres (abordée au Conseil 8) pour diriger automatiquement les bons e-mails vers les bons dossiers fera ensuite des merveilles.

Conseil n°8 : Automatisez avec les filtres

Les filtres sont de petits assistants virtuels qui trient votre courrier avant même que vous ne le voyiez. Il vous suffit de définir deux paramètres :

1. Une condition (un expéditeur précis, un mot clé dans l’objet…)
2. Une action à appliquer (archiver, marquer comme lu, déplacer vers un dossier…)

Aujourd’hui, ma messagerie tourne avec une vingtaine de filtres. Selon l’expéditeur ou l’objet, l’e-mail est pré-classé sans que j’aie à intervenir. C’est la clé d’une boîte de réception allégée.

Conseil n°9 : Appliquez la Règle de la Minute

Si répondre à un e-mail prend moins d’une minute, faites-le immédiatement, puis archivez-le. Ne le laissez pas traîner dans votre boîte de réception.

Le remettre à plus tard vous demandera finalement plus d’énergie mentale, car vous devrez vous souvenir de le traiter. Cette simple habitude permet de nettoyer une grande partie de sa messagerie de manière quasi instantanée.

Conseil n°10 : Limitez le temps passé sur votre messagerie

Au-delà de la règle de la minute, limitez le temps global alloué à vos e-mails. Lors de votre prochaine session, chronométrez-vous. Observez combien de minutes vous passez à lire, trier et rédiger.

Demandez-vous ensuite si ce temps a été utilisé à bon escient. Il y a de fortes chances qu’une bonne partie de ces minutes n’ait généré aucune valeur réelle.

Face à un e-mail à rallonge, scannez-le rapidement pour repérer les points clés et agissez en conséquence. Si une réponse s’impose, ne vous sentez pas obligé(e) de rédiger un roman sous prétexte que votre interlocuteur l’a fait. La pire erreur de productivité consiste à s’engager dans un échange de longs discours par messagerie interposée.

La règle d’or : connectez-vous, traitez ce qui doit l’être, puis fermez l’onglet.

Conseil n°11 : Faites le grand ménage dans vos abonnements

Au fil de votre navigation sur le web, vous vous inscrivez probablement à diverses lettres d’information sur un coup de tête, avant d’en perdre l’intérêt quelques semaines plus tard.

Si vous vous surprenez à supprimer systématiquement les e-mails d’une même newsletter sans les ouvrir, c’est le signal qu’il est temps de vous désabonner.

BONUS : La centralisation par redirection

Si vous possédez plusieurs adresses e-mail, vous pouvez configurer des redirections automatiques vers une seule et même boîte de réception (en utilisant les libellés pour bien les différencier). Ainsi, tout est centralisé au même endroit et vous évitez les allers-retours chronophages entre vos différents comptes.

Cette astuce m’a sauvé la mise lorsque je devais jongler entre mon compte personnel, mon compte professionnel et celui du blog.

Si cet article vous a plu, n’hésitez pas à le partager avec votre entourage :) !

NB : Retrouvez le manifeste de cet article en cliquant sur l’image ci-dessus !