7 Signes Pour Mettre À Jour Vos Outils

« Un bon outil améliore votre manière de travailler. Un excellent outil améliore votre façon de penser. » – Jeff Duntemann

Vous vous sentez parfois frustré par vos appareils, qui ne fonctionnent pas comme vous le voulez ?
Vous avez déjà eu des soucis de productivité à cause d’outils qui ne fonctionnaient pas correctement, voire ne fonctionnaient pas du tout ?

Si c’est le cas, alors il est temps de renouveler tout ça !

Les meilleures compétences + Les meilleurs outils = Le meilleur rendement

Il est important d’avoir les meilleurs outils pour nous aider à obtenir les meilleurs résultats possibles dans notre domaine.

Lorsque nous avons des outils non-fonctionnels ou inadaptés, nous perdons un temps fou à dépasser leurs limitations. À cause de cela, même si nous avons les meilleures compétences possibles pour ce travail, notre rendement s’en trouve affecté.

Michel-Ange est l’un des artistes les plus talentueux que ce monde ait portés. Il lui a fallu quatre ans (1508-1512) pour peindre le plafond de la chapelle Sixtine, alors qu’elle comportait environ trois cents personnages. S’il avait eu des outils modernes pour l’assister, on peut facilement imaginer qu’il lui aurait fallu bien moins de temps pour terminer son projet, avec ses compétences et son talent.

D’un autre côté, lorsque nous nous équipons des meilleurs outils, nous économisons énormément de temps pour atteindre le résultat escompté. Ainsi, nous pouvons utiliser ce temps d’une meilleure manière : pour accomplir plus, travailler sur de nouveaux buts, ou encore passer du temps avec ceux que l’on aime et prendre soin de soi.

Avec une simple équation cela donne :

• (Compétences + Outils) x Temps dépensé = Résultat
• (Mauvaises compétences + Mauvais Outils) x Temps dépensé = Résultat médiocre
• (Meilleures compétences + Meilleurs Outils) x Temps dépensé = Résultat excellent

Vos outils dépendent du travail que vous faites

Bien que le mot « outil » de nos jours fasse souvent référence aux appareils technologiques, les « outils » dont je parle ici sont n’importe quel appareil ou objet que nous utilisons dans notre travail et notre vie. Cela peut être un logiciel, un appareil électronique ou bien un objet non-technologique.

Pour beaucoup d’entre nous, nos outils sont souvent notre ordinateur portable, notre téléphone, et peut-être une tablette ou une liseuse, ainsi que d’autres équipements spécifiques à la nature de notre travail. Par exemple :

• Un monteur vidéo : une caméra, de l’équipement d’éclairage, de l’équipement audio, un ordinateur portable, un logiciel de montage vidéo et un logiciel de montage audio…
• Un boulanger : un four, des outils de mesure, du papier sulfurisé, des fouets, des mixeurs, des moules, des rouleaux à pâtisserie et d’autres ustensiles de boulangerie…
• Un illustrateur : un logiciel de dessin, une tablette graphique, un ordinateur portable et des fournitures de dessin…
• Un charpentier : un marteau, un mètre à mesurer, des outils pour couper, un tournevis, des vis et des clous, des outils de marquage…
• Un entrepreneur : un ordinateur portable, un téléphone mobile, un logiciel de comptabilité, un logiciel CRM, des outils de gestion de projet, des outils d’édition de documents, des e-mails…

Pour chacun de ces métiers, ne pas avoir le bon outil affectera négativement la productivité de la personne.

Par exemple, un monteur vidéo aura des difficultés à réaliser ses idées les plus poussées si son ordinateur n’a pas assez de RAM pour traiter l’édition vidéo.

Un boulanger ne peut pas produire rapidement une grosse quantité de gâteaux s’il n’a qu’un petit four. Il ne peut pas non plus produire de grandes pièces à cause de la taille du four !

Un illustrateur aura du mal à dessiner s’il n’a qu’une petite tablette graphique avec une sensibilité médiocre.

Un charpentier ne pourra pas travailler aisément le bois s’il n’a qu’une petite scie émoussée !

Un entrepreneur sera très peu productif si son ordinateur portable, son téléphone mobile et ses logiciels sont instables et crashent constamment, l’empêchant ainsi de travailler correctement.

Les 7 signes à remarquer pour changer vos outils

Vous savez qu’il est temps de renouveler un outil quand…

1. Vous passez plus de temps à régler les soucis liés à l’outil qu’à travailler

Que ce soit dû aux crashs de l’appareil ou à des dysfonctionnements, vos outils vous mènent la vie dure ? Si vous passez constamment plus de temps à régler des problèmes sur vos équipements qu’à avancer sur vos projets, c’est le signe qu’il est vraiment temps de tout renouveler.

2. Vous êtes souvent frustré par votre outil

Vos outils sont faits pour améliorer votre travail et votre vie, et non pour les empirer. J’ai perdu le compte du nombre de fois où je me suis presque arraché les cheveux à cause de mon ancien ordinateur portable, avant de finalement en changer il y a deux mois.

C’est sûrement le pire investissement que j’aie jamais fait. Par exemple, lorsque je voulais écrire un article ou regarder une vidéo, je devais le redémarrer parfois plusieurs fois ou attendre de longues minutes avant de pouvoir me lancer. Tout cela finissait par m’épuiser rapidement, et je n’étais plus dans le bon état d’esprit pour travailler correctement.

3. Votre outil ne vous aide pas à être plus efficace et productif

Vos outils sont là pour vous aider à être plus productif, et non pour vous voler votre temps. Comptez le temps que vous passez sur votre outil tous les jours : combien d’heures sont passées à réaliser votre travail, et combien sont passées à vous battre contre les problèmes causés par vos équipements ? Au final, c’est du temps que vous passez à compenser leurs fonctions limitées.

Ce qui veut dire que vos outils ne vous aident pas autant que vous le pensez. Idéalement, vous devriez passer 100% de votre temps à travailler. Si vous passez plus de 10% de votre temps à vous débattre avec les outils eux-mêmes, c’est un autre signe qu’il est temps de les changer.

4. Votre outil affecte négativement la qualité de votre travail

Vos outils devraient vous aider à réaliser le meilleur travail possible, et non à en diminuer la qualité. Si vous avez un vieil écran, la colorimétrie pourrait ne pas être bonne, et tout ce que vous ferez qui sera lié de près ou de loin au graphisme s’en trouvera affecté !

Pour ma part, j’ai récemment changé mon GPS que j’utilisais dans tous mes déplacements, car l’ancien buggait et m’a sorti plus d’une fois de mon itinéraire de départ ou me faisait prendre des chemins plus longs.

5. Le coût de garder votre outil actuel dépasse celui d’en acheter un nouveau

Chaque changement d’outil coûte de l’argent. Malgré tout, ne pas en changer a aussi un coût. Ces coûts sont souvent invisibles et incluent :

• Le temps et l’énergie perdus à gérer les limites et incompatibilités de vos outils par rapport à vos besoins.
• La diminution de la qualité du travail produit.
• Un impact négatif sur votre bien-être personnel.

Demandez-vous simplement :

1. Combien mon temps et mon énergie valent-ils à mes yeux ?
2. Quelle importance a cet outil pour moi ?
3. À combien j’estime mon bien-être ?

Les réponses sont subjectives. Cela dit, les réponses aux questions 1 et 3 devraient toujours être « inestimables ». Tout simplement parce que notre temps, notre énergie et notre bien-être n’ont pas de prix ! Pour la question 2, cela dépend de la fréquence à laquelle vous utilisez cet outil, et de son importance vis-à-vis de vos objectifs. Ce qui nous conduit à…

6. C’est un outil que vous utilisez très régulièrement

Si c’est un outil que vous utilisez souvent, peut-être toutes les semaines ou bien même tous les jours, cela peut valoir le coup d’investir dans la gamme supérieure. Si vous l’utilisez une fois tous les six mois, ce n’est probablement pas utile d’en changer.

Par exemple, j’utilise actuellement un ordinateur portable et un casque audio haut de gamme, parce que ce sont des équipements dont je me sers au quotidien pour mon travail. Avec une telle fréquence d’utilisation, le coût par usage rend l’investissement très rentable.

7. Cet outil particulier joue (et jouera) un rôle important dans votre vie

Si ce n’est pas un outil important pour votre travail ou votre vie, alors cela ne vous apportera pas grand-chose d’en acheter un nouveau. Cependant, s’il joue un rôle central, alors songez sérieusement à le remplacer.

Même si j’accorde une importance toute particulière à la productivité, j’ai récemment appris l’importance d’avoir les bons outils… à la dure.

Galérer avec un mauvais ordinateur portable

Mon Toshiba Satellite L745, un ordinateur portable que j’ai acheté en 2011, est un outil avec lequel j’ai vraiment eu du mal par le passé. Alors qu’il disposait de caractéristiques décentes (Intel Core i5, 8 Go de RAM, et une carte graphique dédiée), ses composants se sont usés très rapidement durant la deuxième et troisième année d’utilisation, ce qui a rendu son fonctionnement chaotique.

Premièrement, il ne cessait de crasher, quelques fois plus de cinq fois par jour, ce qui m’a fait perdre pas mal de travail non sauvegardé. Imaginez que vous êtes en train d’écrire votre prochain article, et d’un seul coup tout s’éteint en vous faisant perdre de précieuses idées par la même occasion !

Deuxièmement, son processeur était constamment en surchauffe et le clavier devenait vite brûlant. Écrire dessus se transformait alors en une expérience pour le moins douloureuse. C’était extrêmement frustrant.

Et, enfin et surtout, il mettait un temps fou à lancer n’importe quel logiciel. Chaque clic mettait une demi-minute à répondre – sans rire – tandis que chaque page web prenait une demi-minute juste pour se charger. Ce qui veut dire que la plus simple des tâches, qui devait me prendre quelques minutes à peine, prenait facilement 15 minutes, voire plus ! Parfois j’avais l’impression que le temps s’arrêtait tandis que j’attendais que mon ordinateur charge… et charge… et charge.

Je n’ai jamais vu un ordinateur portable aussi mal vieillir que celui-là. La carte réseau s’est fatiguée durant la deuxième année d’utilisation (le réseau se déconnectait tout le temps), et le clavier a arrêté de fonctionner la troisième année.

J’utilisais mon ordinateur portable pour des travaux qui demandent beaucoup de ressources, comme éditer des images très lourdes ou de gros fichiers Powerpoint, et il m’arrivait de tout faire à la fois. Même avec son Intel Core i5 et ses 8 Go de RAM, ce n’était tout simplement plus suffisant pour mes besoins.

Malgré tout cela, il m’était difficile d’acheter un nouvel ordinateur. Comme tout le monde le sait, une bonne machine coûte une certaine somme, et ce n’est pas un petit investissement. Mon père m’a toujours appris l’importance d’être économe, cela m’a donc rendu très hésitant lorsqu’il s’agissait d’acheter des choses en général. Surtout pour des appareils technologiques qui tendent à être onéreux.

Toutefois, cela ne faisait qu’un an et demi que j’avais mon Toshiba lorsqu’il a commencé à montrer des signes de dysfonctionnement. Je me suis alors senti obligé d’attendre ses trois ans avant d’en changer, parce que c’était le temps que mon précédent ordinateur avait duré.

Résultat, j’ai passé un temps fou à gérer les crashs, les bugs et les ralentissements incroyables de ma machine.

Ce qui m’a finalement décidé à investir, c’est lorsque mon Toshiba a montré des signes de fin de vie imminente : beaucoup plus d’extinctions intempestives, de dysfonctionnements et de crashs de logiciels. À ce moment-là, cela ne faisait que deux ans et demi que je l’avais, mais je savais que j’avais besoin d’un nouvel ordinateur sur-le-champ, parce que celui-là pouvait me lâcher à n’importe quel moment.

Finalement j’ai changé… et j’ai vu la différence

Finalement, j’ai acheté mon nouvel ordinateur (un HP ENVY) il y a quelques mois, et j’ai compris à quel point ma réticence initiale était contre-productive.

Parce que mon nouvel ordinateur est sacrément rapide. Si rapide et puissant, que je peux :

1. Faire du rendu vidéo cinq fois plus vite, ce qui est énorme étant donné que j’édite des vidéos quasiment toutes les semaines.
2. Exécuter chaque clic et commande en moins d’une demi-seconde, ce qui est un changement radical par rapport à mon très lent Toshiba.
3. Créer des présentations PowerPoint deux fois plus rapidement.
4. Travailler sereinement sans avoir à gérer des crashs de logiciels fréquents et des extinctions intempestives.
5. Profiter d’une connexion stable (mon précédent ordinateur avait une carte réseau défectueuse qui ne cessait de causer des coupures).
6. Lancer plusieurs programmes très gourmands en ressources et effectuer plusieurs tâches simultanément sans ralentissements.
7. Taper confortablement sans me brûler les doigts sur le clavier (très important !).

En tout et pour tout, cela m’a permis d’économiser facilement 10 heures par semaine, voire 20 heures si je travaille sur des PowerPoints.

Bien que j’aie acheté cet équipement 1300€ (en comptant 300€ de réduction), les bénéfices que j’ai pu en tirer ont dépassé de loin ses coûts initiaux.

Premièrement, parce que ces 10 heures économisées par semaine sont inestimables, et je peux les utiliser pour faire bien d’autres choses. Comme améliorer mon site, créer du nouveau contenu, mettre à jour le contenu actuel, passer du temps avec ceux que j’aime, faire croître mon activité et poursuivre d’autres buts. D’ailleurs, c’est bien 10 heures économisées en une semaine uniquement. Imaginez combien cela représente sur des mois et des années !

Et je ne parle pas du bien-être que cela m’a apporté. Pour la première fois depuis des mois, je ne suis plus en train de hurler de rage à cause d’un logiciel (ou de l’ordinateur carrément) qui crashe sans raison apparente alors que je travaillais sur un document urgent.

Pour la première fois depuis des mois, je ne perds plus mon temps à régler des soucis et à essayer de compenser la lenteur de ma machine. Et pour la première fois depuis des mois, je peux enfin me concentrer sur mon travail au lieu d’être distrait ou perturbé par des problèmes informatiques.

J’ai gagné énormément de temps et j’ai amélioré mon bien-être avec ce simple changement d’outil. Pour moi, cette évolution vaut bien plus que ce que l’argent peut acheter. Pour moi, mon bien-être et mon temps sont inestimables.

Êtes-vous limité par vos outils aujourd’hui ?

Je grince souvent des dents lorsque les fameux pros du marketing et de la formation en ligne font de longs discours sur pourquoi vous devez acheter ce qu’ils proposent, affirmant qu’il faut « voir cela comme un investissement », tout en notant en tout petit des frais cachés qui vous coûteraient un bras.

Mais lorsque l’on parlede renouveler son matériel, c’est-à-dire d’acheter des produits et des services qui facilitent concrètement votre vie, je pense que c’est réellement un investissement intelligent.

Même si certains outils peuvent sembler chers, s’ils répondent aux 7 critères décrits précédemment, alors voyez-les comme des investissements à long terme qui pourraient vous apporter d’importants bénéfices. Imaginez simplement le temps gagné, ce meilleur bien-être, cette qualité de travail améliorée, et bien plus encore.

Ainsi, il est clair que ce n’est pas une dépense, mais un investissement pour devenir meilleur, produire un travail de qualité, et finalement vivre une vie plus sereine.

Bien sûr, cela veut dire dépenser prudemment son argent, en faisant ses propres recherches, en évaluant le ratio coûts/bénéfices, et en étant sûr que ce soit quelque chose dont vous avez réellement besoin avant d’en faire l’acquisition. Voici 5 choses à ne surtout pas faire :

1. Ne renouvelez pas votre équipement juste parce qu’une marque a sorti la version n°834486 de son produit. Nous devrions apprendre à consommer de manière moins matérialiste et plus consciente dans notre monde d’aujourd’hui. Ce n’est pas parce qu’une entreprise sort une nouveauté que vous êtes obligé de l’acheter. L’achat doit être basé sur vos besoins, pas sur ce qui brille le plus ou ce qui est à la mode.
2. N’achetez pas sans faire de recherches préalables. Ce n’est pas parce que quelque chose est nouveau qu’il est forcément meilleur. Faites vos recherches. Les avis Google, les évaluations clients, et les sites spécialisés devraient être dans vos favoris.
3. Ne vous équipez pas sans avoir d’abord identifié vos besoins. Là encore, on parle d’achat conscient. Acheter quelque chose à l’aveuglette en espérant que cela réglera votre problème ne vous aidera pas si l’outil se révèle être un mauvais choix. Vous aurez juste gaspillé de l’argent tout en gardant votre problème. Identifiez vos besoins et soyez sûr que cet outil y répondra en premier lieu.
4. Ne changez pas de matériel pour être « à la mode ». C’est-à-dire, acheter pour des raisons liées à l’ego. C’est très bien si votre image est importante pour vous, mais il y a de bien meilleures façons de dépenser votre argent. Idéalement, vous devriez acheter quelque chose parce que cela correspond à vos besoins fonctionnels.
5. Ne faites pas d’achat lorsque ce n’est pas dans vos moyens ET que les coûts dépassent les bénéfices. Un achat ne devrait pas créer un problème de plus. Vous ne devriez pas acquérir un objet si vous ne pouvez pas en supporter la charge financière. Il faut que ce soit un investissement qui se rentabilise avec le temps, et pas un gouffre financier !

Alors, êtes-vous ralenti par certains outils que vous utilisez ? Avez-vous programmé de les renouveler ?

Voici quatre questions essentielles que vous devez vous poser :

1. Quels sont les dix outils que j’utilise le plus dans mon travail et ma vie personnelle ?
2. Lesquels de ces outils ont l’impact le plus critique sur mon quotidien ?
3. Lesquels vous ont posé le plus de problèmes ou vous limitent actuellement dans vos performances ?
4. Est-il temps de les remplacer ? Si oui, quels outils devriez-vous changer en priorité pour atteindre un rendement et un confort optimaux ?

S’il est indispensable de s’équiper des meilleurs outils, n’oubliez pas non plus de développer les meilleures compétences !