Comment Animer Des Réunions Efficacement

réunion

Combien de temps passez-vous à des réunions de travail par semaine ? À mon avis, beaucoup !
Que vous présidiez la réunion ou que vous y participiez tout simplement, ces réunions occupent certainement une large partie de votre temps.

Imaginez alors les avantages que vous en tireriez si vous faisiez en sorte que vos réunions soient plus fructueuses !
Le principal bénéfice que ce soit maintenant ou sur les mois, voire les années à venir est la formidable économie de temps que ce soit pour vous ou les autres.

Pour ma part j’ai été à la fois participant et organisateur d’un grand nombre de réunions. Comme vous vous en doutez, j’ai eu beaucoup d’expériences différentes, à la fois positives et négatives:

  • Dans certains cas, les points discutés durant la réunion étaient complètement différents du sujet prévu sur l’agenda.
  • Dans d’autres, les gens s’attaquaient les uns les autres sur des futilités, bien qu’aucun problème n’ait été exprimé avant la réunion.
  • Certaines fois, une réunion qui devait durer une demi-heure finissait par s’étaler sur la moitié de la journée.
  • Et si l’on parlait un peu de ces réunions qui n’aboutissent sur rien ?
  • Heureusement, il y a eu aussi des réunions importantes qui ont aidé à résoudre des problèmes et à faire avancer les choses.

Avant d’aller plus loin, ne pensez pas que les réunions ne sont que des rencontres formelles entre quelques personnes. Cela peut aussi vouloir dire, rencontrer un collègue pour s’accorder sur les prochaines étapes d’un projet. Cet article se concentrera par contre sur les réunions de plusieurs personnes. Mais les mêmes principes s’appliquent bien sûr à n’importe quel type de réunion.

Règle #1: Soyez clair sur l’objectif de la réunion

Manquer de clarté sur l’objectif de la réunion est la première source de perte de temps dans les réunions. Surtout avec plusieurs personnes dans la pièce, les discussions peuvent partir dans tous les sens.

Si vous présidez la réunion, établissez et rappelez les objectifs de la réunion d’après l’agenda. Si vous êtes un participant et que l’objectif ne vous a pas été clairement communiqué, demandez à ce que l’objectif soit directement clarifié.

Règle #2: Préparez-vous

La préparation est la clé pour réaliser des réunions efficaces. Demandez-vous comment vous pourrez contribuer au mieux à cette réunion et faites vos devoirs à l’avance.

Si vous présidez une réunion, demandez impérativement à tout le monde de se préparer avant la réunion. Ainsi, le temps de la réunion permettra de créer de la valeur, et non de mettre au parfum celui ou ceux qui sont venus les mains dans les poches.

Règle #3: Demandez-vous si vous êtes vraiment obligé de participer à la réunion.

Il y a tellement de réunions où aller et nous pouvons être attendus à un certain nombre d’entre elles. Cependant, vous n’avez pas à assister à toutes les réunions où vous avez été invité.

Demandez-vous si vous pouvez ajouter une valeur à la réunion. Déterminez si votre présence dans la réunion vous permettrait à vous ou aux autres de mieux faire le travail ensuite. Si la réponse est non, déclinez l’invitation.

Règle #4 : Sachez quand une réunion est nécessaire

Il y a des situations où un mail ou un coup de téléphone sont de bien meilleurs moyens de communiquer, et il y a ainsi d’autres moments où des réunions sont plus adaptées.

Par exemple, des personnes peuvent discuter en générant ainsi des chaînes sans fin de mails, alors qu’une rencontre aurait été une approche plus constructive et plus efficace.

Si vous vous trouvez coincé dans une situation semblable, prenez l’initiative et rassemblez toutes les parties prenantes. Cela est particulièrement efficace dans le cas de projets très complexes ou lorsqu’il y a des tensions entre des personnes qui pourraient ruiner une collaboration efficace.

6 astuces à garder si vous présidez une rencontre

1. Ayez un agenda clair. L’agenda devrait être basé sur l’objectif de la réunion. C’est votre meilleur ami durant la réunion. Pourquoi ? Parce que c’est un outil génial pour diriger les réunions et remettre les pendules à l’heure lorsque les discussions dérivent en bavardages frivoles. D’autant plus, avoir un agenda clair qui est distribué bien à l’avance permet aux participants de se préparer convenablement.
2. Générez des discussions constructives. Le président de la réunion est responsable de la qualité des discussions, en les gardant constructives. Même si un point est à l’ordre du jour, les discussions devraient être construites en étant focalisées sur les prochains points à aborder, au lieu d’exprimer simplement des commentaires, opinions ou idées liées au sujet. Faites que tous les participants contribuent et se modèrent durant la discussion, pour faire en sorte qu’il n’y ait pas de temps perdu à s’auto-congratuler voire passer dans des débats houleux et sans intérêts.
3. Se fixer des délais. Cela fonctionne de la même façon qu’une échéance dans un projet. Si vous n’en mettez pas, le projet et/ou la discussion perdurera indéfiniment. Fixer des délais est très simple, et aussi très efficace !
4. Faites des pauses lorsqu’il le faut. Les gens ont une capacité d’attention limitée. Quelques fois, pour tenter de couvrir d’autres sujets et en faire plus, certains ont tendance à sauter les pauses. Cela n’apporte rien de bon si l’on veut animer une réunion efficace. C’est même l’inverse. Toutefois, les pauses doivent aussi être bien gérées. Les temps de pause doivent être clairement communiqués et cela immédiatement. Les pauses n’ont pas besoin d’être longues. Quel que soit le laps de temps que vous avez décidé, faites en sorte de tous vous retrouver à temps, comme prévu.
5. Jeter un œil à la section: « Questions diverses ». Beaucoup de réunions comprennent dans l’ordre du jour ce que l’on appelle les : « Questions diverses ». Cela fait référence aux sujets qui n’ont pas été intégrés au programme, mais qui restent pertinents soit dans l’objectif de la réunion ou bien au groupe de participants. Quand elle n’est pas bien gérée, cette section peut devenir un grand gâchis de temps. Essayez d’éviter cette section complètement si possible. Ou si vous décidez d’y restez, fixez-vous une limite de temps.
6. Finissez la réunion en clarifiant les prochaines étapes. Désignez les personnes responsables et donnez des échéances pour agir et faire le travail dû. Cela évitera de perdre du temps plus tard, à cause d’un manque de clarté lié à qui doit faire quoi et quand. La réunion toute entière devrait conduire à cela, sauf si des documents spécifiques à ce sujet ont déjà été délivrés.

Pour animer une rencontre, il est important d’avoir de grandes compétences conversationnelles et un langage corporel positif. Ces articles peuvent vous y aider:
10 Conseils Pour Devenir Un Grand Orateur
10 Astuces Pour Améliorer Votre Langage Corporel

Nous y voilà ! Pas besoin de compliquer plus les choses. Si vous suivez ces astuces consciencieusement, vous apprécierez certainement bien plus ces réunions.

Et vous ? Quelle est votre expérience dans les réunions dans votre entreprise ? Avez-vous acquis vos propres leçons après avoir pris part à la fois aux réunions efficaces et inefficaces ? Partagez vos meilleures astuces dans les commentaires !

Si cet article vous a plu, n’hésitez pas à le partager avec votre entourage smile

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Adam Fartassi
Jeune hypnothérapeute passionné de développement personnel, je vogue sur le web pour vous transmettre les meilleures méthodes pour changer de vie. Visez l'excellence, et renouez aujourd'hui avec votre fabuleux potentiel !

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