Combien de temps passez-vous en réunion de travail chaque semaine ? Sûrement beaucoup !
Que vous animiez la réunion ou que vous y participiez, ces échanges occupent certainement une partie non négligeable de votre temps.
Imaginez alors les avantages que vous en tireriez, si vous faisiez en sorte que vos réunions soient plus fructueuses !
Le principal bénéfice, que ce soit dans l’immédiat ou sur les années à venir, est une formidable économie de temps que ce soit pour vous ou pour les autres.
Pour ma part, j’ai à la fois participé et organisé un certain nombre de réunions. Comme vous vous en doutez, j’ai eu beaucoup d’expériences différentes, aussi bien positives que négatives :
- Dans certains cas, les points discutés durant la réunion étaient complètement différents du sujet prévu à l’ordre du jour.
- Dans d’autres, les participants s’attaquaient les uns les autres sur des futilités, bien qu’aucun problème n’ait été soulevé avant la réunion.
- Parfois, une réunion qui devait durer une demi-heure finissait par s’étaler sur la moitié de la journée.
- Et si l’on parlait un peu de ces réunions qui n’aboutissent à rien ?
- Heureusement, il y a eu aussi des réunions importantes qui ont aidé à résoudre des problèmes et à faire avancer les projets.
Les 4 règles à mettre en place AVANT la réunion
Avant d’aller plus loin, gardez à l’esprit que les réunions ne sont pas uniquement des rencontres formelles. Cela peut aussi consister à voir un collègue pour s’accorder sur les prochaines étapes d’un projet.
Cet article se concentrera toutefois sur les réunions impliquant plusieurs personnes. Mais les mêmes principes s’appliquent bien sûr à n’importe quel type d’échange professionnel.
Règle n°1 : Soyez clair sur l’objectif de la réunion
Manquer de clarté sur l’objectif de la réunion est la première source de perte de temps. Surtout avec plusieurs personnes dans la pièce, les discussions peuvent vite partir dans tous les sens.
Si vous animez la réunion, établissez et rappelez les objectifs en vous appuyant sur l’ordre du jour. Si vous êtes un participant et que l’objectif ne vous a pas été clairement communiqué, demandez à ce qu’il soit précisé d’emblée.
Règle n°2 : Préparez-vous
La préparation est la clé pour réaliser des réunions efficaces. Demandez-vous comment vous pourrez contribuer au mieux à cet échange et préparez-vous en amont.
Si vous organisez la réunion, demandez impérativement à tout le monde de s’y préparer. Ainsi, le temps de la réunion permettra de créer de la valeur, et non de simplement informer ceux qui sont venus les mains dans les poches.
Règle n°3 : Demandez-vous si vous êtes vraiment obligé de participer
Il y a tellement de réunions organisées, et nous sommes parfois attendus à un grand nombre d’entre elles. Cependant, vous n’avez pas à assister à toutes les réunions auxquelles vous êtes invité.
Demandez-vous si vous pouvez apporter une valeur ajoutée. Déterminez si votre présence permettra, à vous ou aux autres, de mieux accomplir le travail par la suite. Si la réponse est non, déclinez l’invitation. Ce qui m’amène à la 4e règle…
Règle n°4 : Sachez quand une réunion est nécessaire
Il y a des situations où un e-mail ou un coup de téléphone sont de bien meilleurs moyens de communiquer, tandis qu’à d’autres moments, se réunir est plus adapté.
Par exemple, plusieurs personnes peuvent s’enliser dans de longs échanges d’e-mails interposés, alors qu’une réunion aurait été une approche bien plus constructive.
Si vous vous trouvez coincé dans une situation semblable, prenez l’initiative et rassemblez toutes les parties prenantes. C’est particulièrement efficace dans le cas de projets complexes, ou lorsqu’il y a des tensions qui pourraient ruiner la collaboration.
6 astuces à garder sous le coude si vous animez une réunion
N°1 : Ayez un ordre du jour clair
L’ordre du jour doit être basé sur l’objectif de la réunion. C’est votre meilleur ami. Pourquoi ? Parce que c’est un outil génial pour diriger les échanges et recadrer les débats lorsque les discussions dérivent en hors-sujet. De plus, un ordre du jour distribué bien à l’avance permet aux participants de se préparer convenablement.
N°2 : Générez des discussions constructives
L’animateur de la réunion est responsable de la qualité des discussions. Même si un point est à l’ordre du jour, les échanges doivent rester focalisés sur les actions à mener, plutôt que de se limiter à des opinions vagues.
Faites en sorte que tous les participants contribuent et se modèrent, de sorte qu’il n’y ait pas de temps perdu en auto-congratulation ou en débats houleux et sans intérêt.
N°3 : Fixez-vous des délais
Cela fonctionne de la même façon qu’une échéance dans un projet. Si vous ne cadrez pas le temps, la discussion s’éternisera. Fixer des limites de temps (timeboxing) est très simple et redoutablement efficace !
N°4 : Faites des pauses lorsqu’il le faut
La capacité d’attention humaine est limitée. Parfois, pour tenter d’aborder plus de sujets, certains ont tendance à sauter les pauses. C’est contre-productif. Toutefois, les pauses doivent aussi être bien cadrées.
Leur durée doit être clairement annoncée immédiatement. Les pauses n’ont pas besoin d’être longues. Quel que soit le temps accordé, assurez-vous que tout le monde soit de retour à l’heure prévue.
N°5 : Méfiez-vous de la section « Questions diverses »
Beaucoup d’entreprises ajoutent à l’ordre du jour une section « Questions diverses ». Cela fait référence aux sujets non prioritaires, mais pertinents pour le groupe.
Quand elle est mal gérée, cette section peut dévorer tout votre temps. Essayez de l’éviter complètement si possible. Si vous décidez de la conserver, allouez-y une limite de temps stricte.
N°6 : Finissez la réunion en clarifiant les prochaines étapes
Désignez les personnes responsables et fixez des échéances pour accomplir les tâches. Cela évitera de perdre du temps plus tard à cause d’un manque de clarté sur « qui fait quoi, et pour quand ». Toute réunion devrait aboutir à un plan d’action.
Pour animer efficacement, il est important d’avoir de bonnes compétences relationnelles et un langage corporel positif. Ces articles peuvent vous y aider :
10 Conseils Pour Devenir Un Grand Orateur
10 Astuces Pour Améliorer Votre Langage Corporel
Nous y voilà ! Pas besoin de compliquer les choses. Si vous appliquez ces astuces consciencieusement, vous apprécierez certainement bien plus vos réunions.
Et vous ? Quelle est votre expérience au sein de votre entreprise ? Avez-vous tiré vos propres leçons après avoir participé à des réunions (qu’elles soient efficaces ou non) ? Partagez vos meilleures astuces dans les commentaires !
