Comment Être Productif En 8 Étapes ?

« La productivité n’est pas ce que vous faites de votre temps. C’est plutôt ce que vous faites de votre esprit. » – Robin S. Sharma

Qu’est-ce qu’une personne « productive » ? Serait-ce la capacité quasi-robotique à enchaîner des tâches, heure après heure ? Est-ce une question de discipline ? Ou encore la vitesse à laquelle quelqu’un travaille ?

À mon sens, la vraie productivité, c’est la capacité à générer un travail à fort rendement dans un court laps de temps. C’est de ce type de productivité que nous devrions nous préoccuper, et non des autres formes communément acceptées. Celles-ci font l’erreur de se baser sur la quantité de travail, au lieu de chercher à produire des résultats sur le long terme.

Par exemple, imaginons une personne nommée Jean qui sait taper très vite au clavier et est capable de répondre à 100 e-mails par jour. Passons maintenant à Pierre, qui est moins à l’aise avec l’informatique et choisit donc de ne répondre qu’à un seul e-mail par jour.

À votre avis, qui est le plus productif ? Jean ou Pierre ?

En réalité, c’est une fausse question, car nous ne pouvons pas mesurer la productivité en comparant simplement le nombre d’e-mails traités. Si Pierre répond à un e-mail stratégique pour un partenariat de son entreprise, pendant que Jean répond à des e-mails de moindre importance (par exemple, pour débattre de la couleur du hangar à vélos), alors Pierre est bien plus productif que Jean.

Tout cela parce que les résultats générés par Pierre sont plus importants que ceux de Jean sur le long terme.

La productivité repose véritablement sur la manière dont vous vous gérez et les habitudes que vous adoptez. En sélectionnant certaines habitudes de travail, vous pourrez générer davantage de résultats dans le même temps imparti. Nous allons donc voir ensemble 8 étapes pour améliorer drastiquement votre productivité !

Étape 1 : Retirez ce qui n’est pas important (et concentrez-vous sur l’essentiel)

La première habitude des personnes productives est de réduire, c’est-à-dire d’éliminer tout ce qui n’est pas important. C’est d’ailleurs le mode de pensée que l’on retrouve dans le minimalisme.

Lorsque je m’installe pour travailler, je commence par dresser la liste des tâches de la journée. Ensuite, j’identifie les éléments les plus importants, je les entoure et je les classe par ordre de priorité.

Après cela, j’évalue ces tâches pour voir si elles justifient vraiment le temps que je compte y consacrer. Quel impact auront-elles ? Y a-t-il des activités à plus forte valeur ajoutée à accomplir ? Ces questions m’aident à m’assurer que je travaille uniquement sur les actions les plus décisives de ma journée.

Ainsi, concernant les activités non importantes, je les reporte à plus tard ou je les supprime de ma liste. Pour tout ce que vous faites actuellement, demandez-vous si c’est réellement important.

Est-ce que cela vous rapprochera vraiment de vos objectifs ? Cette activité aura-t-elle un impact sur votre vie à long terme ? Est-ce vraiment la meilleure façon d’investir votre temps ?

Si la réponse est « oui » à toutes ces questions, conservez cette tâche. Dans le cas contraire, il est probablement temps de l’éliminer. Il n’y a aucun intérêt à faire avec efficacité quelque chose qui ne devrait pas être fait du tout !

C’est comme si vous passiez vos journées à perfectionner l’alimentation des canards en Lozère. Que vous y passiez une heure ou une semaine, cela ne vous apportera jamais rien d’utile pour avancer dans vos propres projets de vie. C’est pourquoi vous devez vous recentrer sur votre objectif principal et prioriser uniquement ce qui le sert.

Malheureusement, beaucoup de gens peinent à évaluer leurs tâches quotidiennes et les considèrent toutes comme cruciales. En me basant sur les questions soulevées plus haut, mes tâches les plus importantes sont celles qui me rapprochent de ma vision lorsque je les réalise.

Par exemple, travailler sur ce blog me permet d’atteindre plus de personnes. Cela sert directement mon but : aider chacun à renouer avec son potentiel pour vivre une vie épanouie. Vous qui lisez ces lignes, vous avez trouvé cet article en partie grâce à mes efforts pour vous atteindre, et en partie par un heureux hasard.

C’est pour cela que je donne la priorité à ce blog par rapport à d’autres activités, comme écrire pour d’autres sites ou réseauter intensivement. Bien que ces actions puissent être utiles, elles ne seront jamais aussi puissantes que de développer ma propre plateforme.

Mais cela ne s’arrête pas à l’identification des tâches importantes. Souvent, nous nous noyons dans un flot de sollicitations durant la journée. Auparavant, j’avais l’habitude d’y prêter immédiatement attention. Une notification WhatsApp apparaissait ? Je la consultais tout de suite sous prétexte que « ça ne prend que deux minutes ». Et ainsi de suite.

Avec le temps, j’ai compris que ces interruptions me volaient un temps précieux et, pire encore, m’empêchaient d’achever mes tâches fondamentales. Je me croyais productif en traitant ces sollicitations, alors qu’en réalité elles ne procuraient qu’un faux sentiment de productivité.

Aujourd’hui, j’utilise une liste « à traiter plus tard » pour ces tâches urgentes mais non importantes. J’y note toutes les sollicitations au fur et à mesure et je reste concentré sur les 20% d’actions déterminantes (celles qui génèrent 80% de mes résultats).

À la fin de la journée, je regroupe ces petites requêtes pour m’en occuper en bloc. Étonnamment, je les expédie souvent en moins d’une heure. Comparé au temps que j’aurais perdu en me laissant interrompre toute la journée, la différence est flagrante !

Étape 2 : Prenez des pauses stratégiques

La deuxième étape pour augmenter votre productivité consiste à vous accorder des pauses de manière stratégique.

Être productif ne signifie pas travailler sans arrêt comme une machine. Au contraire, c’est l’un des meilleurs moyens de ruiner votre efficacité. Aujourd’hui, bien que le nombre d’heures passées au bureau augmente, le volume de travail réellement abattu par heure a diminué.

Pire encore, la qualité du travail fourni durant ces fameuses heures « supplémentaires » laisse souvent à désirer.

Pour mieux comprendre, prenons un exemple simple. Imaginons que vous écriviez un livre. Habituellement, vous rédigez confortablement 1000 mots par heure.

Pendant les deux premières heures, vous tiendrez ce rythme. Mais à la troisième heure, la fatigue se faisant sentir, vous tomberez peut-être à 500 mots. En économie, c’est ce qu’on appelle la Loi des Rendements Décroissants.

Se reposer est primordial. Quelle que soit votre ambition professionnelle, le travail ne peut pas remplacer d’autres piliers essentiels de votre équilibre : l’amour, la famille, la santé. Chaque sphère de votre vie est unique et irremplaçable.

Par « repos », j’entends faire autre chose que de vous concentrer sur vos affaires ou vos études. Prenez le temps de recharger vos batteries : vous serez nettement plus affûté lorsque vous vous y remettrez.

L’année dernière, j’ai mené une petite expérience personnelle :

• Expérience N°1 : J’ai travaillé de manière continue sans aucune interruption (hormis pour manger et dormir).
• Expérience N°2 : J’ai intégré des vraies pauses à mon emploi du temps (discuter avec des amis, marcher, faire une sieste, lire un livre…).

Voici le résultat comparatif :

En travaillant sans arrêt, ma productivité finit par frôler le zéro. À l’inverse, des pauses régulières me permettent de reprendre mon activité au sommet de mes capacités. Le gain d’efficacité compense largement le « temps perdu » pendant l’interruption.

Mieux encore, planifier ces moments de décompression me garantit un travail de bien meilleure qualité. Le repos me permet littéralement d’accomplir plus.

Si vous êtes indépendant ou avez un emploi du temps flexible, vous pouvez tester cela dès demain. Et même avec des horaires de bureau plus rigides, il est toujours possible d’adapter ce principe.

Dès que vous sentez votre attention chuter, faites une micro-pause. Éloignez-vous de l’écran, allez chercher un verre d’eau, aérez-vous l’esprit. Vous reviendrez frais et dispos pour la suite.

Étape 3 : Éliminez les freins (et les distractions)

La troisième étape indispensable est de se couper des distractions.

De nombreux éléments parasitent votre concentration : une musique inadaptée, un ordinateur ralenti, des alertes e-mails incessantes, les réseaux sociaux ou encore les vidéos Youtube.

Ces pièges fragmentent votre attention et vous empêchent de finaliser vos projets.

La solution ? Supprimez ces freins ! Ou déplacez-vous dans un environnement où ils ne vous atteindront pas.

Par exemple, Internet est mon plus grand ennemi lorsque je rédige. En travaillant connecté, je suis tenté de vérifier mes e-mails, puis je glisse insidieusement vers LinkedIn ou Twitter.

Résultat : 20 minutes envolées, un schéma qui peut se répéter plusieurs fois dans la journée. Désormais, pour écrire mes articles, je coupe la connexion Wi-Fi de mon ordinateur portable (comme je l’ai fait pour rédiger ces lignes). Et devinez quoi ? Ma concentration a décuplé !

Analysez votre propre journée et repérez vos moments de flottement. Qu’est-ce qui vous distrait ? Comment bloquer cette source d’interruption ? N’hésitez pas à expérimenter en modifiant votre environnement de travail. Moins il y aura de friction, plus votre exécution sera fluide.

Étape 4 : Puisez dans votre inspiration

La quatrième habitude consiste à savoir puiser dans votre propre inspiration.

S’il est crucial d’optimiser son rendement, n’oubliez jamais que l’inspiration est le moteur de vos résultats, quel que soit votre domaine.

Un développeur inspiré concevra des applications qui simplifient vraiment le quotidien. Un ingénieur passionné imaginera des structures à la fois solides et élégantes. Un marketeur créatif lancera des campagnes qui touchent son audience en plein cœur.

J’ai réellement saisi ce concept en lançant ce blog. Je me suis rendu compte que lorsque j’étais animé par mon sujet, l’écriture devenait fluide et naturelle.

Les mots s’enchaînent sans que j’aie besoin de forcer. À l’inverse, sans inspiration, c’est le syndrome de la page blanche. Comme un robinet qu’on ouvre et d’où ne sortent que de maigres gouttes.

Mais comment générer cette inspiration ? Faut-il simplement s’asseoir et attendre qu’elle tombe du ciel ? Certainement pas. Cela reviendrait à laisser à votre environnement le contrôle de votre productivité.

L’inspiration ne s’attend pas, elle se provoque. Comment ? En vous reconnectant à ce qui vous anime profondément. Est-ce l’envie d’aider les autres ? De créer du lien ? De relever des défis techniques complexes ? De laisser une trace ? Identifiez vos motivations profondes et servez-vous-en comme d’un carburant.

Ma plus grande source de motivation est d’aider mes lecteurs à exploiter leur potentiel. Lorsque je prépare un article, je commence toujours par visualiser un obstacle précis que vous pourriez rencontrer, puis je puise dans l’envie sincère de vous aider à le surmonter pour trouver mes mots.

Étape 5 : Filtrez rigoureusement vos « entrées »

La cinquième étape est d’apprendre à limiter les sollicitations extérieures.

Nous vivons une époque formidable où nous sommes connectés en permanence. Mais le revers de la médaille, c’est l’omniprésence des interruptions. Appels, SMS, notifications WhatsApp, invitations à des événements inutiles… La liste est infinie et vous pousse inévitablement vers la procrastination.

Toutes ces requêtes servent l’agenda d’autres personnes, pas le vôtre. À chaque fois que vous y répondez immédiatement, vous vous détournez de vos propres priorités.

Comment y remédier ? Instaurez des « barrières ». Rendez-vous volontairement moins joignable pendant vos sessions de travail profond (Deep Work) : mode avion, fermeture de la boîte de réception, ou encore une règle personnelle vous autorisant à ne consulter vos messages qu’à des heures précises.

Il ne s’agit pas de vivre en ermite, mais de protéger votre temps d’attention. Votre entourage finira par s’habituer à votre fonctionnement.

Personnellement, j’éteins régulièrement mon téléphone pour ne traiter les appels et messages qu’en fin de journée (ma messagerie vocale prend d’ailleurs le relais avec un message expliquant ma démarche). Côté blog, j’ai mis en place une page de contact claire pour centraliser les échanges.

En érigeant ces filtres, vous éloignez les « parasites » extérieurs et restez concentré sur vos vrais objectifs (voir l’Étape 1).

Cela n’a rien à voir avec de l’arrogance. Il s’agit de se respecter suffisamment pour accomplir ce qui compte vraiment, afin d’être ensuite pleinement disponible pour les autres lorsque votre travail est terminé.

Étape 6 : Rentabilisez vos temps morts

La sixième habitude des personnes très efficaces est l’optimisation des temps de battement.

Ces temps morts se cachent partout : trajets en transport en commun, salles d’attente, minutes écoulées avant l’arrivée d’un rendez-vous…

Observez votre semaine : Quels sont ces créneaux invisibles que vous pourriez mieux exploiter ? Prévoyez toujours une ou deux actions rapides à effectuer lors de ces moments-là (écouter un podcast instructif, lire un livre, trier une liste, noter des idées). Vous serez bluffé par tout ce que vous pouvez abattre en quelques minutes !

Malgré mon organisation pour limiter les déplacements, j’ai souvent des temps de transport. Au lieu de scroller sur mon téléphone, je mets ce temps à profit : je rédige les brouillons de mes articles, je trie mes e-mails, ou j’utilise un carnet pour noter mes fulgurances (Étape 4).

Je suis d’ailleurs particulièrement productif dans ces moments-là. N’ayant rien d’autre à faire pendant ces 15 ou 30 minutes de trajet, ma concentration est absolue. Pour tout vous dire, j’écris d’ailleurs ce paragraphe depuis un bus.

Récemment, j’ai même structuré le plan de mes projets des trois prochains mois le temps d’un déjeuner. C’est infiniment plus satisfaisant que d’avoir remis cela au lendemain.

Étape 7 : Fixez-vous des échéances fermes

L’avant-dernière habitude clé est de travailler avec des échéances (Deadlines).

C’est la règle d’or de la gestion du temps. Selon la célèbre Loi de Parkinson, « le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement ». Concrètement, si vous ne vous fixez aucune limite de temps pour ranger un bureau, cela pourrait vous prendre le week-end entier.

Si vous allouez deux semaines à un projet, il vous prendra deux semaines. Si vous n’avez qu’une heure, vous trouverez le moyen d’aller à l’essentiel en une heure.

Imposez-vous des limites de temps. En définissant une contrainte, vous ancrez mentalement la volonté de terminer, forçant ainsi votre cerveau à devenir plus ingénieux et plus rapide.

Soyez clair sur vos priorités (Étape 1), puis fixez un délai précis pour chacune d’elles. Quels sont vos objectifs du mois ? Vos priorités de la semaine ? Vos actions phares pour demain ?

Étape 8 : Automatisez tout ce qui peut l’être

La huitième et dernière étape pour décupler votre rendement est… d’automatiser à outrance.

Les outils numériques actuels nous offrent des possibilités d’automatisation incroyables. Laissez les machines faire le travail rébarbatif à votre place.

Pensez à vos routines et identifiez ces tâches chronophages et sans valeur ajoutée :

1. Trier et archiver les e-mails manuellement.
2. Surfer sur les sites d’actualité par réflexe.
3. Régler ses factures par chèque chaque mois.
4. Faire des allers-retours pour planifier une réunion.

Voici comment j’ai personnellement automatisé une partie de mon quotidien :

• Les e-mails : J’utilise des règles de filtrage qui pré-classent automatiquement mes e-mails (blog, personnel, newsletters). Lors de mes sessions de traitement, je n’ai plus qu’à lire et répondre au lieu de trier. (Pour aller plus loin : 11 Trucs Pour Gérer Vos Mails).
• La planification : J’utilise des rappels récurrents dans mon agenda pour les tâches répétitives (comptabilité, sport, écriture). La charge mentale disparaît : je me contente de suivre mon calendrier. C’est la magie d’un bon agenda numérique (ou d’une application smartphone dédiée).
• Les Réseaux Sociaux : La publication de mes articles génère automatiquement le partage sur les réseaux sociaux.
• L’administratif : Je privilégie les prélèvements automatiques (SEPA) pour mes factures. Cela évite les oublis et la corvée mensuelle.

Je suis constamment à la recherche de nouvelles automatisations, afin de pouvoir consacrer mon énergie à créer de la valeur plutôt que de m’épuiser sur de la gestion répétitive.

Dès que vous ressentez une sensation de « déjà-vu » face à une tâche, c’est le signal qu’il est temps d’envisager son automatisation.

À vous de jouer : Appliquez les 8 étapes !

Laquelle de ces 8 étapes allez-vous intégrer à votre routine dès aujourd’hui ? Passez à l’action pour reprendre le contrôle de votre temps ! Prenez également garde à ces 7 erreurs classiques qui minent la productivité…

NB : Retrouvez le résumé visuel de cet article en cliquant sur l’image ci-dessous !