Comment Être Productif En 8 Étapes

être productif

Comment définiriez-vous une personne « productive » ? Est-ce la capacité quasi-robotique à enchaîner des tâches, heures après heures ? Est-ce une question de discipline ? Ou bien la vitesse à laquelle quelqu’un travaille ?

Avant de débattre sur ce qui fait qu’une personne soit productive, nous devons déjà définir ce qu’est la productivité. La notion commune de « productivité » est la capacité à abattre une grande quantité de travail en une courte période de temps. C’est vrai, mais incomplet.
À mon avis, la vraie productivité est la capacité à générer un travail à fort impact dans un court laps de temps. C’est de ce genre de productivité dont nous devrions nous préoccuper, et non des autres types de productivité, qui sont plutôt basés sur la quantité de travail au lieu de chercher à avoir un impact à long terme.

Par exemple, disons que Jean tape très vite au clavier et peut répondre à 1000 mails par jour.
Cela ne fait pas de lui quelqu’un de productif, parce qu’il n’y a qu’un maigre aboutissement (résultat produit) d’une certaine façon (sauf si les mails contribuent à des résultats tangibles et importants). Toutefois, si Pierre réalise juste une tâche par jour qui a plus d’impact que ces 1000 mails réunis, alors il est plus productif que Jean.

Je pense que la productivité est vraiment la manière dont vous vous gérez et les habitudes que vous prenez. En sélectionnant certaines habitudes plutôt que d’autres, vous pourrez générer plus de résultats dans le même temps imparti. Ici, je partagerai avec vous les 8 meilleures pratiques pour augmenter votre productivité. Mettez-les en pratique et vous verrez votre productivité s’envoler :)

Pratique 1 : Retirez ce qui n’est pas important (et concentrez-vous sur l’important)

La première habitude des gens productifs est de réduire et d’enlever tout ce qui n’est pas important.

Lorsque je m’installe au travail, j’écris la liste des choses à faire pour la journée, puis je juge ce qu’il y a de plus important dans la liste, je les entoure et ensuite je les classe par importance.
Après cela, je teste ces choses à faire pour voir si elles valent vraiment le temps que j’y passe. Quel impact auront-elles ? Y a-t-il d’autres activités à plus forte valeur ajoutée à faire ? Réaliser cela m’aide à m’assurer que je travaille sur les tâches les plus importantes durant la journée.

Ainsi, pour les activités non-importantes, je les reporte à plus tard ou bien je les retire de la liste.
Pour tout ce que vous faites actuellement, demandez-vous si ce que vous faites est important.
Est-ce que cela vous rapproche vraiment de vos rêves ? Cela a-t-il un réel impact dans votre vie à long terme ? Est-ce la meilleure façon d’utiliser votre temps ou bien n’y a-t-il pas des tâches à plus forte valeur ajoutée ?

Si votre réponse est « oui » à toutes ces questions, gardez cette tâche. Si ce n’est pas le cas, il est peut-être temps de l’enlever. Il n’y a aucun intérêt à faire quelque chose qui n’est pas important !
Ce serait comme si vous vous préoccupiez d’un projet qui n’ajouterait rien à votre activité après avoir été réalisé. Cela n’a pas d’importance que vous y passiez une heure, trois heures ou même une semaine – cela ne vous apportera rien en définitive ! C’est pour cela que vous devez connaître votre objectif final et ne faire que des choses qui servent cet objectif.

Beaucoup de gens ont tendance à mal évaluer leurs tâches habituelles et les considèrent toutes comme importantes. À partir des questions que j’ai soulevé plus haut, mes tâches les plus importantes sont celles qui me rapprochent le plus de mes rêves lorsque je les réalise.

Par exemple, travailler sur mon blog me permet d’atteindre plus de personnes, ce qui me permet de me rapprocher de mon but qui est de permettre aux gens d’être au top de leur potentiel et de vivre une vie meilleure. Pour vous qui lisez cela, j’aimerais penser que vous avez trouvé ce blog en partie grâce à mes efforts pour vous atteindre, et en partie grâce au destin.
C’est pour cela que je priorise ce blog plus qu’autre chose, comme écrire des articles pour d’autres sites, discuter sur internet, etc… Bien que d’autres activités m’aident à me rapprocher de mes buts, elles ne sont pas aussi efficaces que de travailler dessus.

Mais cela ne s’arrête pas qu’à identifier les tâches importantes. Souvent, nous nous noyons dans un flot de sollicitations aléatoires et diverses durant la journée. J’avais l’habitude d’immédiatement prêter attention à ces choses-là. Disons qu’une requête n°1 apparaît, je la réalise sur le moment puisqu’elle ne prend que 5 à 10 minutes maximum. Et ainsi de suite pour la requête n°2, n°3… jusqu’à 20.
Après un certain temps, j’ai compris que ces choses me prenaient beaucoup de temps et que je n’en tirais rien d’utile en les réalisant. Mais pire encore, à cause de ça je ne finissais jamais mes tâches importantes. J’ai cru que j’étais vraiment productif en finissant ces requêtes aléatoires, mais en vérité c’était juste de la fausse productivité.

Donc maintenant, j’utilise une autre liste « à faire plus tard » pour ces tâches dites urgentes mais non importantes. J’y mets toutes les requêtes au fur et à mesure et je travaille sur mes 20% de tâches dites importantes (celles qui conduisent à 80% des résultats que j’obtiens la journée).
À la fin de la journée, je me réserve un peu de temps pour faire toutes ces requêtes, en fusionnant les requêtes similaires que je réalise en même temps. Il s’avère que je suis toujours capable de les réaliser en une heure, voire moins, comparés aux heures qui m’auraient fallu si j’avais essayé de les faire durant la journée.

Pratique 2 : Prenez des pauses stratégiquement

La seconde habitude des gens productifs est de s’autoriser des pauses stratégiquement.

Je ne pense pas qu’être productif nécessite que vous travailliez non-stop comme un robot. Au contraire, c’est en faisant ça que vous deviendrez moins productif. Alors qu’aujourd’hui le nombre d’heures que les gens passent au travail augmente et que la quantité de travail accompli semble s’être légèrement accrue, le travail effectué par heure a diminué.
Mais plus que ça, la quantité de travail réellement effectué durant ces fameuses heures « supplémentaires » est devenu ridicule.

Si vous ne comprenez pas où je veux en venir, ne vous en faites pas, je vais éclaircir tout ça.
Voici un exemple pour illustrer cela. Imaginons que vous vouliez écrire un livre. Habituellement vous enchaînez 1000 mots par heure en travaillant sur votre ouvrage. Ceci fonctionnera pour les deux premières heures, vous tournerez alors à un rythme de 1000 mots par heure. Toutefois, à partir de la 3e heure, vous vous sentez fatigué, et ainsi vous n’écrivez plus que 500 mots par heure. C’est 500 mots de moins que votre rythme habituel ! En Économie, on appelle cela la Loi des Rendements Décroissants.

Se reposer est important. Peu importe à quel point vous voulez travailler, il y a des parties de votre vie que le travail ne peut pas combler, comme l’amour, la famille, la santé. C’est pour cela que notre vie est segmentée, chaque « segment » est unique et irremplaçable. Par « repos », je veux parler de toute autre partie de votre vie en dehors des Affaires/Travail/Études. Prenez le temps de recharger vos batteries, ainsi vous pourrez être plus efficace lorsque vous retournerez au travail.

Au début de l’année dernière j’ai fait une petite expérience.
N°1: J’ai passé une période de temps où je travaillais continuellement sans arrêts (à part pour les besoins essentiels comme manger, dormir, etc…).
N°2: Puis j’ai aussi essayé pendant un temps de faire des pauses pendant mon travail, comme correspondre avec des amis, faire de l’exercice, marcher dans la maison, lire des livres, faire une sieste, sortir avec des amis, etc. Et en comparant les deux, ça a donné ceci:

non-productif

N°1: Le rendement diminue avec le temps lorsqu’il n’y a pas de pause.

productif

N°2: Avec des pauses, le rendement peut être maintenu au maximum.

Cela signifie que lorsque je travaille sans arrêt, ma productivité ne cesse de diminuer jusqu’à atteindre presque zéro. Cependant, si je fais des pauses, elles m’aident à reprendre mon travail au top de mes capacités. Même s’il y a du « temps perdu » pendant ces pauses, le rendement final compense largement cela. Bien plus, en plaçant stratégiquement mes moments de pause, je suis capable de maximiser mes résultats (soit donc de rendre un travail de qualité). Le repos me permet donc d’en faire plus.
Passer plus de temps à travailler ne veut pas forcément dire que vous en ferez plus en quantité, mais appliquer cette stratégie ET augmenter le temps passé à travailler maximisera votre efficacité.

Si vous êtes auto-entrepreneur ou si vous avez un emploi du temps flexible, vous pourrez facilement mettre cela en pratique. Même si vous avez un job plutôt rigide concernant les horaires, vous pourrez le faire tout le temps. Dès que vous vous sentez improductif, faites une courte pause. Éloignez-vous de votre bureau, allez vous servir un café, rafraîchissez-vous le visage, parlez à un collègue du boulot. Vous serez frais et dispo quand vous retournerez au travail.

Pratique 3 : Retirez les freins de votre productivité (les distractions)

La 3e habitude des gens productifs est de s’éloigner des distractions.

Les freins de votre productivité sont les choses qui limitent votre productivité. Cela peut être la musique que vous écoutez pendant que vous travaillez, la lenteur de votre ordinateur, les alertes de votre boîte de réception chaque fois que vous recevez un mail, internet, Youtube, Facebook, Twitter, etc…
Ces choses qui vous piègent et vous empêchent de finir ce que vous avez à faire.

Que devriez-vous faire alors ? Eh bien supprimer ces freins ! Ou bien déplacez-vous à un endroit où ils ne poseront plus problème. Par exemple, l’un des grands freins à ma productivité est internet. Lorsque j’écris mes articles en ligne, j’ai tendance à cliquer sur d’autres sites. Je voudrais vérifier mes mails, mais après ça je suis distrait par mes nouveaux mails. Un mail requiert sa lecture et une réponse, ce qui prend du temps. Le temps que je finisse, j’y ai déjà passé 15-20 minutes. Et puis, pendant tout le temps que je travaille le même cycle se répète. Donc au lieu de continuer à perdre du temps, lorsque je rédige un article, je débranche le câble internet de mon ordinateur portable et je déplace l’ordi sur mon bureau (ce que je fais actuellement en écrivant cet article). Et je suis bien plus efficace ainsi !

Analysez votre journée et observez bien les moments où vous ralentissez dans ce que vous faites. Qu’est-ce qui vous distrait ? Comment pouvez-vous l’enlever ? Expérimentez et essayez de travailler ailleurs. Ajustez votre environnement. Effectuez quelques réglages ici et là. Plus vous trouverez et éliminerez de freins à votre productivité, et plus vous serez productif !

Pratique 4 : Puisez dans votre inspiration

La 4e habitude des gens productifs est de puiser dans leur inspiration.

Je ne peux souligner à quel point il est important de maximiser votre rendement. Mais peu importe le domaine dans lequel vous êtes, votre inspiration est la clé de vos résultats. Par exemple, un programmeur inspiré créera des programmes qui amélioreront la vie des gens. Un ingénieur dans le génie civil inspiré, concevra des structures efficaces avec un excellent design. Un publicitaire inspiré créera des plans marketing révolutionnaires qui toucheront les gens au cœur. Un écrivain inspiré écrira continuellement des ouvrages de qualité. Un musicien très inspiré pourra créer autant de compositions qu’il souhaitera.

J’ai pleinement saisi l’importance de l’inspiration lorsque j’ai commencé mon entreprise et que je devais gérer mon emploi du temps. Je me suis rendu compte que lorsque j’étais inspiré, le travail était très aisé et ne me demandais presque aucun effort. Prenons comme exemple la rédaction. Les mots jaillissent et je n’ai même pas besoin d’y penser. Ils sont transposés de mon esprit au clavier directement. D’un autre côté lorsque je ne suis pas très inspiré, rien n’en sort. C’est comme ouvrir un robinet et que seulement quelques gouttes en coule, avec difficulté.

Dans ce cas que faites-vous pour puiser dans votre inspiration ? Restez-vous là juste à rien faire, en attendant que l’inspiration vous tombe dessus avant de vous mettre au travail ? Cela revient alors à laisser à votre environnement un contrôle sur vous, ce qui n’est pas le but de ce blog. J’entends souvent les gens dire qu’ils n’ont pas prévu d’écrire car ils ne sont pas inspirés. Je pense que cela ne sert à rien d’attendre que l’inspiration arrive toute seule, mais plutôt d’apprendre à guider l’inspiration jusqu’à vous.

Comment faire ça ? C’est simple – pensez à ce qui vous inspire dans la vie. Est-ce aider les autres à se développer et grandir ? Nouer des relations avec les autres ? Être reconnu pour votre travail ? Résoudre la pauvreté ? Aider les nécessiteux ? Devenir n°1 dans votre domaine ? Et comment pouvez-vous atteindre vos buts ? Trouvez vos motivations et utilisez-les pour vous booster.

Ma plus grande inspiration est de voir les autres réaliser leur plein potentiel et de vivre une vie meilleure. J’aime voir tout le monde vivre au mieux de leurs capacités et s’il y a quelque chose qui les bloque, je me sens prêt à dégager leur chemin, j’utilise alors cette motivation pour me pousser dans tout ce que je créé. Lorsque j’écris un article, je commence par penser à ce qui bloque les gens et dans quel domaine, puis je puise dans cette énergie.

Pratique 5 : Mettez des barrières à l’entrée

La 5e habitude des gens productifs est la capacité à limiter les « entrées ».

Ce qui est génial de nos jours c’est la possibilité de pouvoir communiquer avec n’importe qui très facilement. Tout le monde peut être joignable avec juste un SMS/appel/e-mail/Skype/Facebook, etc. Mais en même temps notre vie s’est remplie de distractions. Toutes les 5 minutes, une nouvelle distraction apparaît. Votre téléphone sonne et c’est un téléprospecteur au bout du fil; vous recevez un SMS d’un ami qui s’ennuie au travail; vous recevez un mail non-important et inutile; vous recevez une invitation Facebook pour un événement de masse de quelqu’un que vous ne connaissez même pas… et la liste est sans fin. Tout cela vous pousse alors à procrastiner et à ne pas finir vos tâches.

Ces messages qui proviennent de partout attirent votre attention, et chacun d’entre eux servent un agenda qui n’est pas le vôtre. À chaque fois que vous y prêtez attention, vous êtes distraits de faire ce qui compte… pour vous.

Que faire alors ? Pour vous mettre au travail, je vous recommande de mettre en place des « barrières » de telle façon qu’il soit plus difficile de vous joindre. Débranchez votre téléphone, mettez votre portable en mode avion, fermez votre boîte mail, établissez une petite règle personnelle où vous répondrez à vos mails tous les X jours. Je ne vous dis pas de disparaître de la surface de la terre, mais faites-le quand vous travaillez au moins, d’autant plus si vous travaillez sur un projet important. Après un certain temps les gens s’y habitueront et adhéreront à vos règles pour vous joindre.

Dans la journée, quelques fois j’éteins mon portable et je ne le vérifie qu’à la fin de la journée pour répondre aux appels et aux messages (mon opérateur envoie automatiquement un message à mes correspondants s’ils tombent sur ma messagerie pendant que je suis occupé). J’ai mis en place une page de contact sur le blog de telle sorte qu’elle soit mon moyen de contact officiel, et j’y ai listé les demandes habituelles des gens, ainsi ils peuvent avoir leur réponse avant même de me contacter ! Pour ceux qui me contactent, ils savent qu’une réponse n’est pas forcément garantie et une absence de réponse peut être considérée comme un « non ».

En faisant en sorte d’être plus difficilement joignable, vous filtrez une quantité importante de « parasites » de l’extérieur, ce qui vous permet de vous concentrer sur ce qui est important (voir la Pratique 1). Cela n’a rien à voir avec le fait d’être difficile ou de se croire au-dessus des autres (rien de la sorte) – il s’agit de se concentrer sur ce qui compte pour vous et créer une réelle valeur dans vos vies afin que vous puissiez ensuite rayonner sur les autres.

Pratique 6 : Optimisez les moments libres

La 6e habitude des gens productifs est d’optimiser les moments vacants.

Les moments libres sont les moments dont vous disposez entre différentes occupations. Vous avez du temps libre lorsque vous attendez quelqu’un, dans vos déplacements, si vous marchez d’un point à un autre, etc…

Regardez votre emploi du temps. Quels sont les moments libres que vous avez qui pourraient être mieux utilisés ? Comment pouvez-vous en tirer le maximum ? Gardez-vous quelques activités à faire pendant ces moments vacants, comme écouter des podcasts, lire un livre, faire un planning, etc… vous serez surpris de voir tout ce que vous pouvez faire en aussi peu de temps !

Par exemple, je passe beaucoup de temps dans les transports. Même si maintenant je travaille beaucoup chez moi, je me déplace quand même pour voir des amis, pour mes rendez-vous d’affaires/personnels, pour faire des achats, etc… Tandis que j’essaye de programmer tout ça à des endroits pratiques pour moi, il y a toujours des temps morts où je marche d’un point à un autre, l’attente dans les transports, les voyages, etc…

Donc au lieu de perdre du temps, je l’utilise pour travailler un peu. J’ai acheté un smartphone l’année dernière donc je peux écrire mes articles en route, et je peux vérifier mes mails via mon abonnement téléphonique où que je sois. Et non pas des moindres, j’ai aussi pris l’habitude d’emporter avec moi un calepin lorsque je sors pour noter des idées qui pourraient me venir (Pratique 4).

Étonnement, je suis très productif durant ces périodes. Parce que je n’ai rien d’autre à faire durant ces 15, 30, 45 minutes, je me concentre donc pleinement sur ce que je fais. En ce moment, j’écris cet article dans le bus de retour vers chez moi. Il y a quelques jours j’ai planifié mon programme pour les 3 mois à venir et trouvé des idées et des sujets de livres pour l’année prochaine, en déjeunant. C’est un grand progrès comparé à si j’avais remis ça à plus tard, profité de ne rien faire ou dormir durant ces moments-là.

Pratique 7 : Fixez-vous des échéances

La 7e habitude des gens productifs est de se donner des échéances.

C’est une pratique fondamentale pour la productivité. D’après la Loi de Parkinson, le travail s’étale de façon à remplir toute la période de temps allouée à sa réalisation. Cela signifie que si vous ne vous fixez pas une limite de temps, vous pouvez mettre une éternité à faire ce que vous faites. Si vous vous donnez deux semaines, vous prendrez deux semaines. Si vous vous donnez une semaine, vous mettrez une semaine. Et fait assez intéressant, si vous vous fixez une heure, vous pourrez aussi finir en une heure, si vous le voulez vraiment.

Donc donnez-vous des échéances. Lorsque vous vous fixez une durée de temps, vous ancrez en vous l’intention d’achever votre tâche dans le temps imparti, permettant ainsi sa réalisation. Et c’est ce que je fais avec mes propres objectifs.

Soyez clair sur ce que vous souhaitez faire (Pratique 1), puis définissez le temps que vous allouez pour cela. Que voulez-vous finir ce mois-ci ? Qu’est-ce qui vous fait dire rétrospectivement, que c’est la meilleure façon d’utiliser votre temps pour cela et qu’il n’y a pas d’autres moyens plus efficaces ? Choisissez vos cibles (ce qui est important pour vous), et de là définissez vos buts hebdomadaires. Enfin, vous pouvez également définir vos objectifs quotidiens qui deviendront vos objectifs au jour le jour.

Pratique 8 : Automatisez tout ce que vous pouvez

La 8e et dernière habitude des gens productifs est d’automatiser tout ce qu’il est possible d’automatiser.

La technologie nous a aujourd’hui permis d’automatiser un grand nombre de choses. Même s’il est impossible d’automatiser complètement certaines tâches, nous pouvons utiliser des systèmes qui font la majorité du travail à notre place.

Notez ce que vous faites dans la journée, et cherchez si vous pouvez automatiser certaines choses. Quelques tâches non-productives que nous faisons régulièrement sont:

  1. Supprimer, archiver et trier nos mails
  2. Supprimer nos spams
  3. Payer nos factures
  4. Planifier des rendez-vous
  5. Programmer ce que nous allons faire les jours/semaines/mois qui viennent (c’est improductif parce que cela reste de la planification au lieu d’être de l’action).

Voici quelques petites choses que j’automatise:

  • Les mails: J’ai créé des filtres de telle sorte que toutes les requêtes de sites ou les demandes des lecteurs aillent dans un dossier « à répondre plus tard ». J’ai aussi des filtres qui rangent mes abonnements et newsletters dans différents dossiers selon le sujet abordé. Ainsi, mon seul travail est de lire les mails et d’y répondre au besoin, pas de les trier. (Jetez un œil ici: 11 Trucs Pour Gérer Vos Mails).
  • La planification: Mes plannings sont assez automatisés. J’ai fixé les différentes choses que j’ai à faire tous les jours, les semaines ou mois, comme payer les factures, faire de l’exercice (quotidien), écrire des articles… ainsi, je n’ai pas à m’en préoccuper plus tard. Ce n’est pas automatique au début puisqu’il faut au départ créer l’entrée sur le planning, mais une fois que c’est fait je n’ai plus à m’en préoccuper. Cela n’étant valable uniquement qu’avec un agenda électronique (ou application pour smartphone), bien entendu.
  • Twitter/Facebook: J’ai automatisé mes tweets qui sont partagés en même temps que je poste mes articles. Chaque fois qu’un nouvel article sort, un tweet en fait l’annonce, et mon Facebook est alimenté de la même façon.
  • Les paiements: Un système de paiement est pratique et utile pour toutes vos activités, il est généré automatiquement via une plateforme de vente (par exemple: Payloadz) qui s’occupe d’envoyer un mail à votre client avec le lien de votre « objet » à télécharger (qui peut être un eBook, des musiques, des logiciels, œuvres artistiques…) après un achat par Paypal, par exemple.
  • Maintenance du site: J’ai réglé mon blog de telle sorte qu’il n’y ait qu’un minimum de maintenance à faire, ainsi mon unique contribution est d’écrire/poster du nouveau contenu et répondre aux commentaires. De nombreuses choses comme les statistiques, les catégories, etc… sont générées automatiquement par WordPress.

Je suis constamment à la recherche d’autres moyens d’automatiser mes tâches, ainsi je peux passer plus de temps à créer de la valeur pour les autres plutôt que de rester coincé à faire toutes ces petites choses répétitives et sans intérêt. En automatisant autant que possible votre liste de tâches à effectuer jour après jour, vous conservez votre temps pour les choses absolument importantes. Si vous avez un sentiment de déjà-vu lorsque vous faites quelque chose sur votre liste, c’est qu’il est sans doute temps de l’automatiser.

Appliquez les 8 pratiques des gens productifs

Lesquelles de ces 8 habitudes pouvez-vous appliquer dans votre travail/vie actuellement ? Pratiquez ces 8 habitudes et boostez votre productivité !

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Adam Fartassi
Jeune étudiant passionné de développement personnel, je vogue sur le web pour vous transmettre les meilleures méthodes pour changer de vie. Visez l'excellence, et renouez aujourd'hui avec votre fabuleux potentiel :)

1 Commentaire

  1. Liny_An

    Cet article est vraiment très utile et intéressant ! Je me suis aperçue que je faisais les choses de la mauvaise façon depuis un bout de temps. Lorsqu’on y réfléchit, la productivité est quelque chose de très important pour accomplir ses buts dans la vie et se débarrasser des choses inutiles que l’on a pris l’habitude de faire.
    Grâce à tout ça, je m’améliore beaucoup plus vite, et je progresse dans des choses qui me plaisent réellement, sans perdre de temps. Je suis aussi beaucoup plus motivée.
    Merci pour tous ces conseils !

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