Comment apprendre à gérer son temps ?

« Personne n’est trop occupé, ce n’est qu’une question de priorités. » – Anonyme

Vous avez souvent l’impression de ne pas avoir assez de temps dans la journée ? Pas assez de temps pour faire tout ce que vous voulez ? Imaginons que vous ayez programmé 3 tâches à faire pour aujourd’hui.

Vous commencez la journée plein d’entrain et confiant(e) pour mener à bien ces trois activités. À la fin de la journée, vous remarquez avec horreur que vous avez à peine terminé la première tâche. Tout cela parce que d’innombrables imprévus se sont intercalés dans votre journée.

La chose la plus importante à comprendre pour gérer votre temps, c’est que vous avez la même quantité de temps que tout le monde. Steve Jobs, Bill Gates, Warren Buffet, Tiger Woods, Michael Jordan, etc. Chaque personne dans ce monde dispose de 24 heures tous les jours, 365 jours par année, tout comme vous.

Vous avez donc du temps et il est toujours là, à passer chaque seconde sous vos yeux. Il n’y a pas de temps à gérer. Le temps est ce qu’il est. Vous ne pouvez pas organiser votre « temps ». Vous ne pouvez pas faire une heure plus courte, ou plus longue qu’elle ne l’est. Et encore moins vous en rajouter.

Le temps est une construction humaine abstraite

La conception du temps est une construction artificielle de l’être humain. C’est un système de mesure inventé par l’Homme pour donner un certain ordre et un semblant de sens à ce qui s’est déjà passé, ou qui va se produire. Grâce à cela, vous savez que maintenant est différent d’hier et de demain.

Les siècles, décennies, années, mois, semaines, jours, heures, minutes, secondes, millisecondes… tout cela ne sont que des termes créés pour que nous puissions mieux exercer notre contrôle sur le temps qui passe.

Et ces unités de mesure font bien leur travail. Grâce à elles, nous avons pu établir un système dans lequel tout le monde peut s’organiser. Lorsque vous dites à votre ami de venir à 14h00, il comprend ce que cela signifie. De cette compréhension mutuelle, nous pouvons vivre une vie plus organisée et tranquille.

Vous n’avez donc pas besoin de plus de temps, il est toujours là. Ce qui est important, c’est ce que vous en faites.

Gérer nos activités dans un temps limité

Le véritable problème, c’est que vous avez un trop grand nombre d’activités à terminer dans un temps limité. Ce dont vous avez besoin alors, ce sont de meilleures compétences et techniques pour gérer ces activités et vous assurer qu’elles soient achevées dans les temps. Apprendre à gérer vos activités, vous-même et votre vie, c’est ce qui importe, et non pas le temps lui-même.

Voici une citation très à propos de David Allen, auteur du célèbre Getting Things Done (GTD) :

« Vous ne pouvez pas gérer le temps, il est là et c’est tout. Donc parler de « gestion du temps » est incorrect, et il y a peu de chance que vous en tiriez une approche efficace. Ce que vous gérez réellement, c’est votre activité au cours du temps. Définir les résultats et actions concrètes qui vous sont nécessaires est crucial pour gérer ce que vous faites. »

Il y a beaucoup à dire sur la gestion des activités, et nous en reparlerons dans d’autres articles.

En raison de l’omniprésence de la notion de « gestion du temps », je vais continuer à l’utiliser de façon interchangeable avec les mots « gérer vos activités » à partir d’ici. Vous saurez ainsi de quoi je parle lorsque vous verrez le terme « gestion du temps » la prochaine fois.

Deux piliers de la gestion du temps : Efficacité et Efficience

Cela étant dit, l’essentiel de ce qui se cache derrière la « gestion du temps » peut être divisé en deux parties : l’efficacité et l’efficience.

Premier pilier : L’efficacité

L’efficacité dans ce cadre se réfère à faire les tâches importantes. Cela signifie identifier vos priorités, et donc repérer l’arbre qui cache la forêt. Vous concentrer sur ce qui est nécessaire pour produire les résultats que vous désirez. Dire non à ces choses qui n’ont pas de sens dans votre vie.

L’efficience, c’est la capacité à produire un rendement optimal avec un minimum d’investissement en temps et en ressources. Le summum de la gestion du temps serait donc :

1. Tout d’abord, de trier toutes les activités dans votre vie par ordre d’importance, puis
2. De maximiser votre rendement en faisant ces tâches, comme je l’ai illustré dans le graphique ci-dessous.

Cela vous rappelle quelque chose ? Eh oui, c’est bien la Matrice d’Eisenhower. L’objectif est bien entendu de faire les tâches du Groupe A en priorité.

Beaucoup de gens pensent que leur problème provient de l’inefficience, c’est-à-dire qu’ils ne vont pas assez vite dans ce qu’ils font. En réalité, tout le problème réside dans l’inefficacité. Vous avez beau travailler le plus rapidement possible, si vous ne travaillez pas sur la bonne tâche, c’est inutile !

Pour être réellement efficace, il faut procéder en 2 étapes. La première étape est de faire les activités importantes plutôt que les activités non-importantes. La seconde est de vous focaliser sur ce qui est essentiel dans ces activités. Examinons-les en détail.

La 1ère étape : Faire les activités importantes d’abord

Vous êtes efficace lorsque vous travaillez sur vos activités par ordre de priorité. Lorsque vous remarquez que vous n’avez pas assez de temps pour faire quelque chose, c’est que vous n’avez pas suffisamment priorisé vos tâches.

Vous avez choisi de faire d’autres choses à la place. Peut-être parce que vous n’avez pas reconnu l’importance d’une tâche en particulier parmi toutes les autres que vous aviez à faire. Ou encore parce que vous vous êtes laissé piéger par des distractions inutiles.

Imaginons par exemple que vous aviez l’intention d’aller à la salle de sport après le travail. Mais au bureau, certaines exigences vous ont retenu jusqu’à tard dans la soirée. Dans ce cas, vous avez donné la priorité à votre travail plutôt qu’à l’exercice physique.

Vous avez peut-être évalué que les bénéfices de continuer à travailler dépassaient ceux de faire de l’exercice. La nature urgente du travail a capté votre attention, en vous disant que vous pouviez toujours faire du sport à un autre moment. Quoi qu’il en soit, c’est votre choix personnel de passer votre temps à faire ce que vous faites.

Être responsable de vos actions et de vos choix est un passage obligé pour commencer à progresser dans la gestion de votre temps. Certaines personnes passent leurs journées à être happées par des activités sans intérêt comme surfer sur internet, discuter en ligne, regarder la télé ou traîner au lit.

À la fin de la soirée, elles s’arrêtent et se demandent où leur journée est passée. Est-ce un problème d’efficacité ? Absolument. Elles ont choisi de laisser la priorité à ces activités futiles, plutôt que de faire ce qui est réellement important pour elles.

Deuxième étape : Faire ce qui est essentiel dans vos activités

Passons à la seconde étape : faire ce qui est essentiel au sein même de vos activités.

Imaginons que vous devez absolument préparer une présentation, et que cette tâche est prioritaire au-dessus de toutes celles de votre liste. Mais tout en travaillant sur votre présentation, vous passez la majorité de votre temps à peaufiner des détails secondaires.

Par exemple, au lieu de renforcer la qualité du contenu, vous êtes occupé à changer la taille ou la couleur des polices d’écriture, et à veiller à ce que chaque texte de chaque diapositive ait exactement le même alignement.

Bien sûr, je ne dis pas qu’il est inutile que votre support ait l’air professionnel. J’ai eu mon lot d’exposés et de travaux à réaliser à la fac. Mais, à moins que le support utilisé soit horrible, ou que la personne à qui vous le présentez soit obnubilée par les détails, ces petites choses n’auront pas vraiment d’importance au final.

J’ai remarqué que plus je faisais d’exposés et de présentations, moins je passais de temps à m’occuper des détails de mise en forme ou de l’apparence générale. Je priorisais immédiatement la structure, le contenu, la prise de parole et les éventuelles questions/réponses.

Pourtant, lorsque j’ai commencé à réaliser mes premières présentations PowerPoint à la fac, je perdais un temps fou dans la conception et le design. Le pire étant que tout cela n’avait aucun effet sur les résultats, comparé à d’autres étudiants qui avaient moins travaillé ces aspects-là. J’avais aussi tendance à laisser mon élocution en dernier sur ma liste de choses à faire.

C’était une énorme erreur, bien sûr. Je n’avais souvent plus assez de temps pour travailler mon discours et ma diction, et la qualité de l’exposé en prenait alors un coup.

Aujourd’hui, certaines de mes présentations peuvent être un simple texte noir sur un fond blanc, en fonction du public auquel je m’adresse. En fin de compte, tout cela se résume à prioriser les activités et à faire ce qui compte vraiment.

Second pilier : L’efficience

L’efficience, d’un autre côté, offre moins de marge de manœuvre. Tout simplement parce que nous avons tous des limites physiques quant à notre rapidité et à la quantité de choses que nous pouvons humainement réaliser.

Par exemple, vous pourriez avoir un rapport à taper. C’est un document de 6 000 mots que vous avez déjà écrit sur papier et que vous devez retranscrire sur ordinateur. Avec une vitesse de frappe de 60 MPM (mots par minute), vous finiriez le travail en 100 minutes. Si vous essayez de taper plus vite, disons à 65 mots par minute, vous pourriez finir le travail en 92 minutes. Cela représente une réduction de 8 minutes par rapport à votre prévision originelle, ce qui ne fait pas une énorme différence.

Et bien entendu, cela suppose que vous ne fassiez pas plus d’erreurs de frappe en augmentant votre vitesse ! Dans ce cas, vous perdriez ce précieux temps à corriger vos fautes. Pour atteindre le summum de l’efficience, il faudrait donc devenir un robot.

Il est certainement utile de devenir plus efficient, mais avant d’essayer de l’être, nous devrions nous assurer d’être efficaces. L’efficacité doit précéder l’efficience pour maximiser nos résultats.

En reprenant l’exemple plus haut, vous pourriez taper le rapport directement sur votre ordinateur, plutôt que de l’écrire sur papier puis de le retaper. Ainsi, vous vous évitez une tâche supplémentaire. Vous pourriez même déléguer le travail à quelqu’un d’autre, et cela sans aucun coût sur votre propre temps.

Aujourd’hui, il existe d’innombrables façons de vous éviter ces tâches rébarbatives qui ne vous apportent rien. Vous pouvez utiliser des outils qui feront le travail à votre place ; dans le cas présent, utiliser un logiciel de reconnaissance vocale qui se chargera de retranscrire votre voix en texte.