Devenez un maître du temps

temps

Avez-vous souvent l’impression de ne pas avoir assez de temps pour faire tout ce que vous voulez ? Imaginons que vous ayez programmé 3 tâches à faire pour aujourd’hui. Vous commencez la journée pleine d’entrain et confiant(e) pour aborder ces trois tâches. À la fin de la journée, vous remarquez que vous avez à peine terminé la première tâche parce qu’il y avait tellement d’autres choses qui réclamaient votre attention à la place.

La première et la plus importante chose que vous devez reconnaître dans la gestion de votre temps est que vous avez la même quantité de temps que n’importe qui dans le monde. Steve Jobs, Bill Gates, Warren Buffet, Tiger Woods, Michael Joardan, et chaque personne dans ce monde ont 24 heures tous les jours, 365 jours par année, tout comme vous. Vous avez donc du temps et il est toujours là, à passer chaque seconde en face de vous. Il n’y a pas de temps à gérer. Le temps est ce qu’il est. Vous ne pouvez pas organiser votre « temps », faire une heure plus courte ou plus longue qu’elle ne l’est, ou la rendre plus rapide ou plus lente.

Le temps est une construction humaine abstraite

La conception du temps est une construction artificielle de l’être humain. C’est un système de mesure inventé par l’Homme pour donner un certain ordre et un semblant de signification à ce qui s’est déjà passé ou qui va se produire. Les siècles, décennies, années, mois, semaines, jours, heures, minutes, secondes, millisecondes, tout cela ne sont que des termes créés de sorte que nous puissions mieux exercer un contrôle sur la fluidité du temps. Et elle fait bien son travail; cette construction nous a aidés à établir un système d’ordre et de compréhension mutuelle entre tous les êtres humains afin que nous puissions mener notre vie de façon plus pratique et plus organisée.

Mais en réalité, le temps est ce qu’il est. Vous n’avez pas besoin de plus de temps, il est toujours là.

Recadrer le problème de « Gestion du Temps »

Ce que vous avez, cependant, c’est plus d’activités que vous devez terminer dans un temps limité. Ce dont vous avez besoin alors ce sont de meilleures compétences et techniques pour gérer ces activités et vous assurer qu’elles soient achevées dans les temps. Ce que vous avez besoin d’apprendre c’est la gestion de vos activités, de vous-même et de votre vie, et pas celle du temps.

Je vous transmets par la présente une citation de David Allen, auteur du célèbre Getting Things Done (GTD) série: « Vous ne pouvez pas gérer le temps, il est là c’est tout. Donc, « la gestion du temps » est une solution mal étiquetée, ce qui a peu de chance d’être une approche efficace. Ce que vous gérez vraiment c’est votre activité au cours du temps, et définir les résultats et actions physiques qui vous sont nécessaires est la base pour gérer ce que vous faites. »

Le thème de la gestion du temps/des activités, est tellement vaste qu’il est impossible de le couvrir en un seul article. Je vais donc commencer par exposer le principe de base, puis partager des techniques spécifiques de gestion du temps et des astuces que vous pourrez appliquer dans votre vie  :)
En raison de l’omniprésence de la notion de « gestion du temps » je vais continuer à l’utiliser de façon interchangeable avec les mots « gérer vos activités » à partir d’ici. Vous saurez ainsi de quoi je parle lorsque vous verrez le terme « gestion du temps » la prochaine fois.

Deux piliers de la gestion du temps – Efficacité et Efficience

Cela étant dit, l’essentiel de ce qui se cache derrière la « gestion du temps » peut être divisé en deux parties: l’efficacité et l’efficience. L’efficacité se réfère à faire les tâches importantes; elle est synonyme de la capacité de donner la priorité, de voir la forêt derrière les arbres, de se concentrer sur ce qui est nécessaire pour obtenir des résultats, de dire non à des choses qui ne sont pas en accord avec vos valeurs dans votre vie. L’efficience est la capacité de produire un rendement optimal avec un minimum d’investissement en temps et en ressources. Le summum de gestion de temps serait de 1) Tout d’abord, trier toutes les activités dans votre vie par ordre d’importance, puis 2) Maximiser votre rendement en faisant ces tâches, comme je l’ai illustré dans le graphique ci-dessous:

Le Summum de la gestion du temps/des activités

gestion du temps

L’objectif est bien sûr de faire les tâches A en priorité.

Premier pilier – Efficacité

Beaucoup de gens pensent que leurs échecs provient de l’inefficience, alors que le réel problème réside dans l’inefficacité. L’efficacité peut être appliquée en deux étapes différentes. La première est de faire les activités importantes plutôt que les activités non-importantes. La deuxième étape est de faire les choses importantes dans ces activités. Examinons-les toutes les deux.

1ère étape: Faire les activités importantes d’abord

Vous êtes efficace lorsque vous travaillez sur vos activités par ordre de priorité. Lorsque vous trouvez que vous n’avez pas assez de temps pour faire quelque chose, c’est parce que vous n’avez pas assez priorisé vos tâches. Vous avez choisi de faire d’autres choses à la place. Cela peut-être dû au fait que vous n’avez pas reconnu l’importance d’une tâche en particulier parmi les autres que vous avez à faire. Ou bien parce que vous vous êtes laissé piéger dans une routine de choses sans importance.

Par exemple, vous avez peut-être eu l’intention d’aller à la salle de gym après le travail, mais des exigences au travail vous ont retenu jusqu’à tard dans la soirée. Dans ce cas, vous avez donné la priorité à votre travail plutôt que de faire de l’exercice. Vous avez peut-être évalué rapidement que les bénéfices de continuer à travailler dépassaient ceux de faire de l’exercice. La nature urgente du travail a capté votre attention, alors que vous pouvez toujours faire du sport à un autre moment. Quoi qu’il en soit, c’est votre choix personnel de passer votre temps à faire ce que vous faites. Être responsable de vos actions et choix est un passage obligé pour commencer à progresser dans votre gestion du temps. Certaines personnes passent leur temps à être pris dans des activités sans but comme surfer sur internet, tchatter, regarder la télé et traîner dans le lit. À la fin de la journée, ils regardent en arrière et se demandent où leur journée est passée. Est-ce un problème d’efficacité ? Absolument. Ils ont choisi de laisser la priorité à ces tâches inutiles au lieu de faire ce qui est réellement important pour eux.

Deuxième étape: Faire ce qui est important dans les activités

Passons à la seconde étape; faire ce qui est important dans les activités. Disons que vous devez faire une présentation et que vous avez cette priorité au-dessus des autres activités sur votre liste. Toutefois, tout en travaillant sur la présentation, vous passez la majorité de votre temps à travailler sur des sous-tâches moins importantes. Au lieu de renforcer la qualité du contenu, vous êtes occupé à changer des détails pour que la taille/couleur des polices d’écriture utilisées correspondent, et de veiller à ce que chaque texte de chaque diapositive ait exactement le même alignement.

Maintenant je ne vous dis pas qu’il n’est pas important que votre support ait un air professionnel et cohérent; j’ai eu mon lot d’exposés et de travail à réaliser à l’université. Cependant, sauf si le support utilisé est horrible ou que la personne à laquelle vous le présentez est obnubilée par les détails, ces petites choses n’auront pas beaucoup d’importance sur le long terme.
J’ai remarqué que plus je faisais d’exposés et présentations, plus je passais de temps à peaufiner la structure, l’organisation, le contenu, la récitation et à anticiper les questions/réponses plutôt que les détails comme la mise en forme, l’apparence, le ton et le ressenti.
Je me souviens lorsque j’ai commencé à faire des présentations à l’université, je perdais beaucoup de temps dans la conception et la mise en forme ce qui n’a pas fait une grande différence dans l’ensemble. J’avais tendance à laisser mon élocution en dernier sur ma liste de choses à faire. C’était une énorme erreur, parce que je n’avais souvent plus assez de temps pour travailler mon discours et ma diction.
Aujourd’hui, certaines de mes présentations peuvent être tout simplement un texte noir sur un fond blanc en fonction du public auquel je fais la présentation. En fin de compte, tout cela se résume à prioriser les activités et faire ce qui importe vraiment.

Second pilier – L’efficience

L’efficience, d’un autre côté, a moins de marge de manœuvre. Cela tout simplement parce qu’il y a une limite de rapidité et de quantité de choses que nous pouvons humainement réaliser.
Par exemple, vous pourriez avoir un rapport à taper. C’est un rapport de 6000 mots que vous avez déjà écrit sur papier et que vous devez retranscrire sur ordinateur. Avec une vitesse de frappe de 60 MPM (mots par minute), vous finiriez le travail en 100 minutes. Si vous essayez de taper plus vite, soit à 65 mots par minute, vous pourriez finir le travail en 92 minutes, ce qui est une réduction de 8 minutes par rapport à votre prévision originelle, ce qui n’est pas une énorme différence. Et cela en supposant que vous ne fassiez pas plus d’erreurs de frappe en augmentant votre vitesse !
Pour atteindre le summum de l’efficience cela nécessiterait de devenir un robot.

Il est certainement utile de devenir plus efficient, mais avant d’essayer d’être plus efficient, nous devrions nous assurer d’être efficace. L’efficacité devrait venir avant l’efficience pour maximiser nos résultats. Si nous nous référons à l’exemple d’en haut, vous pourriez taper le rapport directement sur votre ordinateur, pour commencer, au lieu de l’écrire sur le papier puis de le retaper à l’ordinateur, qui est une tâche supplémentaire. Vous pourriez même déléguer le travail à quelqu’un d’autre, qui réalisera cette tâche, sans frais sur votre temps !

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Adam Fartassi
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2 Commentaires

  1. Peintre Saint-Jean

    Bonjour, merci beaucoup pour vos astuces et conseils. La gestion du temps est un élément tellement important pour la réussite d’objectifs dans une vie et surtout pour un propriétaire d’entreprise ;)
    Merci.

  2. Stef&Mag

    Bonjour Adam,
    je me permets de partager une technique / astuce incontournable selon moi pour gérer et optimiser son temps : l’utilisation d’un agenda.
    Stef&Mag Articles récents…BOOSTER 5 : Gérer et maîtriser son temps grâce à l’agendaMy Profile

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