Voilà encore une nouvelle journée bien chargée, et vous n’arrivez toujours pas à trouver le temps de vous détendre.
Votre liste de tâches ne se réduit pas et, pire encore, vous trouvez constamment de nouvelles choses à y ajouter. Vous vouliez passer un peu de temps avec vos amis ou votre famille depuis des semaines, mais vous n’arrivez jamais à terminer ce que vous avez commencé.
Nous avons tous vécu cela. La bonne nouvelle, c’est qu’il est tout à fait possible d’en faire plus, sans pour autant subir ce stress permanent.
Pour y parvenir, au-delà d’adopter de bonnes habitudes, il est crucial de vous détacher de ces 7 mauvaises pratiques.
- 1. Vous ne priorisez pas dans votre liste de tâches
- 2. Vous vous laissez distraire de votre tâche en cours
- 3. Vous ne pratiquez pas la pleine conscience
- 4. Vous ne regroupez pas vos tâches similaires
- 5. Vous ne prenez pas le temps de bouger
- 6. Vous prenez trop de pauses
- 7. Vous n’utilisez pas votre propre système d’organisation
1. Vous ne priorisez pas dans votre liste de tâches
Bien sûr, vous avez compris l’intérêt d’une liste de tâches et vous y notez tout ce que vous avez à faire dans la journée. Il manque malgré tout le plus important : vous devez prioriser ces tâches.
Dans son ouvrage « Getting Things Done », David Allen recommande d’utiliser la règle des 2 minutes pour se simplifier la vie.
C’est-à-dire que si une tâche prend moins de deux minutes à accomplir, vous devriez la faire immédiatement plutôt que de la repousser, quelle qu’elle soit. Cela évite de s’encombrer l’esprit et d’oublier cette action par la suite !
Par ailleurs, il nous arrive d’être tellement concentrés sur nos obligations que nous oublions de vérifier s’il est possible d’en combiner certaines. Par exemple, nettoyer une pièce tout en triant ce qui l’encombre inutilement. Ou bien, vous programmer un moment précis dans la journée pour passer tous vos appels et répondre à vos messages (voir le point n°4).
2. Vous vous laissez distraire de votre tâche en cours
Lorsque vous êtes en train d’accomplir une activité de votre liste, lui accordez-vous toute l’attention qu’elle mérite ?
Imaginez que vous écriviez un e-mail à l’un de vos clients. C’est une démarche importante pour votre entreprise : vous voulez vous assurer de sa satisfaction pour qu’il recommande vos services autour de lui.
Vous ne voulez pas rater cette opportunité, mais les mots ne viennent pas.
Alors, vous allez faire un tour sur les réseaux sociaux ou vous vous laissez distraire en écoutant de la musique. Vous pourriez même abandonner complètement votre rédaction en vous jurant de vous y remettre plus tard.
Grosse erreur. Si votre liste paraît interminable, ce n’est pas parce que vous manquez de divertissement, ni parce que vous avez une montagne de choses à faire. Non.
La véritable raison pour laquelle vous n’arrivez pas à terminer vos tâches, c’est parce que vous ne leur accordez pas l’attention requise. En cédant aux distractions, vous freinez vous-même votre progression.
Si vous vous sentez bloqué(e), passez directement à la tâche suivante. Ne restez pas coincé(e) et, surtout, ne cédez pas aux sirènes de la procrastination ! En revenant plus tard à votre tâche initiale avec un œil neuf, vous ne perdrez pas votre précieux temps.
3. Vous ne pratiquez pas la pleine conscience
Il est frappant de constater que peu de personnes pratiquent quotidiennement la pleine conscience, pour ensuite se plaindre de ne pas avoir vu leur journée passer.
Mais est-ce vraiment surprenant ?
Si vous n’êtes pas ancré(e) dans le moment présent, vous remarquerez que vos pensées deviennent floues, négatives ou futiles, vous éloignant de ce que vous êtes en train de faire. Il devient alors très difficile de se concentrer.
Sans forcément entrer dans le domaine de la méditation, vous avez besoin de vous recentrer. Un simple stylo et une feuille suffisent. Tracez deux colonnes : « Tâches » et « Blocages« , puis posez-vous cette question : Qu’est-ce qui m’empêche de faire la tâche X ?
Remplissez les deux colonnes et utilisez les informations que vous avez découvertes pour élaborer une stratégie d’action claire.
4. Vous ne regroupez pas vos tâches similaires
Regrouper ses tâches (le « batching ») est une technique essentielle pour tirer le meilleur parti de votre concentration. Voici pourquoi…
Lorsque vous rédigez un e-mail, vous activez certaines zones de votre cerveau (pensée rationnelle, coordination motrice, etc.).
Habituellement, il faut 10 à 15 minutes pour être pleinement immergé dans une tâche sans avoir à se forcer. Une fois que vous êtes dans « l’instant », votre rédaction devient naturellement plus fluide et rapide.
Cependant, si vous basculez constamment d’une tâche à une autre (le fameux multitâche), votre esprit peinera à se focaliser et vous vous sentirez dispersé(e). Au lieu d’achever une mission, vous vous retrouverez avec deux projets à moitié terminés.
Prenez donc un moment dédié pour traiter tous vos e-mails d’un seul coup. Une fois votre esprit libéré de cette charge, passez à autre chose. Vous réaliserez très vite que vous disposez de bien plus de temps que vous ne le pensiez.
5. Vous ne prenez pas le temps de bouger
Si nous ne mettons pas notre corps en mouvement de temps en temps, notre niveau d’énergie chute. Sans une bonne circulation sanguine, notre cerveau s’épuise plus rapidement, notre capacité de concentration décline et nous devenons inefficaces.
Prenez le temps de vous lever et de faire quelques étirements. Accordez-vous une vraie pause. Marchez un peu ou effectuez une tâche manuelle qui ne vous prendra que quelques minutes.
Faire de l’exercice physique pour vous recharger lorsque votre journée devient trop lourde est une excellente façon de restaurer votre capacité d’attention. Cela vous permet de changer d’air et de couper radicalement avec l’activité intellectuelle précédente.
6. Vous prenez trop de pauses
À l’inverse, multiplier les interruptions nuit gravement à votre productivité. Vous perdez un temps précieux à sortir de votre tâche puis à essayer de vous y replonger. Bien que les pauses soient indispensables (comme vu au point précédent), elles doivent rester cadrées et minutées après des sessions de travail concentré.
De plus, une pause doit être consacrée à une activité totalement différente de votre travail en cours. Privilégiez une activité physique ou manuelle après une tâche mentale intense, ou inversement.
Le secret est de trouver le bon équilibre entre travail et repos, et de l’ajuster selon vos objectifs du jour. Gardez en tête que vous êtes le ou la mieux placé(e) pour savoir ce qui fonctionne pour vous. Accordez-vous un temps de pause défini, puis remettez-vous au travail sans traîner.
7. Vous n’utilisez pas votre propre système d’organisation
C’est une très bonne chose de suivre les conseils des experts en organisation… mais uniquement s’ils sont adaptés à votre mode de vie.
En vérité, il n’existe aucune méthode miracle universelle. Pour être véritablement efficace, vous devez bâtir votre propre système d’organisation en vous basant sur votre expérience personnelle. Forcer l’utilisation d’un système qui ne vous correspond pas vous poussera inévitablement vers la distraction et l’abandon.
Atteindre vos objectifs vous semble difficile ? Imaginez la satisfaction que vous ressentirez chaque soir après avoir coché toutes les cases de votre liste de tâches. En adoptant une méthode qui vous ressemble et en vous concentrant pleinement, vous accomplirez bien plus de choses que vous ne le croyez.
En appliquant ces 7 principes au quotidien, vous réaliserez que le temps n’est pas votre ennemi. Au contraire, vous découvrirez que vous avez toujours le temps d’accomplir ce qui compte vraiment pour vous.
