Comment devenir productif tout en restant zen ?

« Le manque de temps n’est rien d’autre qu’un manque de priorités. » − Tim Ferriss

Beaucoup de personnes pensent qu’être productif veut dire se sentir stressé, débordé ou occupé durant des heures, à effectuer les mêmes tâches inlassablement. Pourtant rien n’est plus faux. Il est très facile d’être débordé aujourd’hui, tout en atteignant le zéro pointé en productivité.

Pour cela, il suffit juste de prêter attention aux notifications sur votre portable, aux appels, aux dernières nouvelles à la télé ou sur les réseaux sociaux.

Vous pouvez aussi devenir un(e) maniaque du ménage, ou bien prendre votre temps pour faire les courses, parler avec les voisins, faire du baby-sitting pour vos neveux/nièces ou petits-enfants. Tout cela peut vous donner l’impression de faire quelque chose d’utile, alors qu’en réalité vous n’êtes pas productif.

Dans ce cas, qu’est-ce que la productivité ? Eh bien, c’est tout simplement un effort concentré vers vos objectifs de vie. Des efforts qui feront de vous une meilleure personne demain qu’aujourd’hui, au lieu de vivre en répétant les mêmes routines.

Les 6 bonnes résolutions à prendre pour concilier sérénité et productivité

Que ce soit dans n’importe quel domaine de votre vie (votre santé, vos relations, votre spiritualité ou votre emploi), la productivité vous pousse à aller de l’avant, à recevoir plus.

C’est pourquoi aujourd’hui, j’aimerais partager avec vous quelques astuces − six au total − pour apprendre à ne plus être débordé par ces tâches inutiles qui encombrent votre journée.

1. Ne vous levez pas en vérifiant vos messages

Premièrement, ne commencez pas votre journée en regardant votre portable. Consulter sur votre smartphone les notifications que vous avez reçus sur les diverses applications ou lancer une discussion par SMS/WhatsApp est une mauvaise idée.

Bien sûr, vous ressentez une envie presque instinctive de vérifier vos e-mails ou vos messages, parce que vous aimez prendre des nouvelles des autres, ou bien parce que vous attendez une réponse de quelqu’un en particulier.

Et parfois, certaines personnes vous envoient un message qui égaie votre journée ; il est donc parfaitement compréhensible de vouloir cela. Mais cela risque de faire dérailler votre journée et cet échange va accaparer toute votre attention, au détriment de ce que vous avez à faire.

C’est d’autant plus important si vous êtes entrepreneur, que vous cherchez à organiser vos journées et planifier vos actions, ou si vous travaillez en freelance.

Il est très facile de se retrouver à ne rien avoir fait d’utile de la journée, simplement parce que vous avez discuté avec quelqu’un ou que vous êtes allé faire un tour sur les réseaux sociaux. Des réseaux qui sont d’ailleurs conçus pour que vous y reveniez très souvent, par peur de rater une information importante (ce qu’on appelle le FOMO : Fear of Missing Out).

Une fois que vous êtes pris dans cet engrenage, il est très difficile de se motiver pour effectuer vos tâches de la journée. Après tout, cela ne vous demande aucun effort de passer quelques heures à regarder des compilations de chats amusants sur Facebook ou YouTube.

La meilleure chose à faire est alors de ne pas tendre le bâton pour se faire battre, en évitant purement et simplement le smartphone et les réseaux sociaux dès le matin.

Une autre raison est qu’au réveil, nous sommes au summum de notre énergie et que vous voulez utiliser cette énergie pour accomplir les activités importantes de votre liste de tâches. Une autre piste intéressante est de compartimenter les réseaux sociaux selon les personnes avec qui vous voulez communiquer.

Par exemple : Facebook/Instagram pour les amis uniquement, Twitter/LinkedIn pour les relations professionnelles, tandis que vos proches sont sur WhatsApp. Ceci vous permettra d’éviter de vous retrouver à discuter avec vos amis alors que vous étiez simplement parti pour répondre à vos frères et sœurs, parents ou enfants.

2. Éliminez les distractions

Ma seconde astuce est de supprimer les distractions. Par cela, je parle des notifications, des alertes et de toutes ces choses si communes qui font partie de chaque application ou site que nous visitons aujourd’hui.

Chaque fois que j’ai à installer une nouvelle application, je commence par désactiver toutes les notifications associées. Il est aussi très important de n’installer que les applications vraiment essentielles et de dire non au reste.

Sur Android, vous avez cette fonction disponible dans « Paramètres » -> « Applications », et vous pouvez désactiver les notifications pour chaque application, même si le paramètre n’est pas disponible dans l’application elle-même (ce qui est souvent le cas).

Autre élément important : les alertes de nouveaux e-mails. Pour cela, il faut désactiver la synchronisation automatique, étant donné que la plupart des messages sont inutiles dans l’immédiat. Désactiver les vibrations et les sons des SMS/messages WhatsApp entrants peut être aussi une bonne chose. Cela vous évitera d’être interrompu pendant vos tâches et de perdre votre concentration.

Si vous exercez un métier qui demande d’être constamment disponible, alors il vous suffit de fixer des moments durant la journée où vous vérifierez vos messages, vos e-mails, et répondrez aux appels. Cela peut être toutes les X heures ou bien après avoir fini une tâche précise. Ainsi, votre journée sera structurée, plutôt que de simplement consister à réagir à toutes les sollicitations extérieures.

L’important, ce sont bien vos tâches du Quadrant 2 : les tâches prioritaires que vous voulez accomplir principalement. Il est crucial d’atteindre un certain équilibre entre les tâches urgentes du Quadrant 1 et du Quadrant 2, tout en diminuant fortement l’attention que vous portez aux tâches inutiles du Quadrant 3.

3. Ayez une liste de priorités

Ma troisième astuce est d’avoir une liste de priorités. C’est une très courte liste sur laquelle vous pourrez inscrire 2 à 3 choses importantes que vous voudriez réussir à accomplir durant la journée.

Ces 2 ou 3 choses sont les actions que vous voulez absolument faire, des tâches du Quadrant 2 qui vous seront utiles sur le moyen ou long terme. Vous devez allouer la majorité de votre temps à ces tâches-là.

Vous pouvez mettre sur une liste séparée toutes les choses que vous devez faire, mais qui ne changeront pas votre vie : les habitudes liées à l’intendance comme les tâches ménagères, les courses, les rendez-vous, etc.

Celles-ci doivent être faites le plus rapidement possible sans les bâcler, ou évitées lorsque c’est possible, car elles ne feront pas avancer vos objectifs de vie, même si vous les répétez tous les jours durant des années.

Ce sont d’ailleurs ces tâches qui vous donnent l’impression d’être débordé(e) et qui vous stressent, alors qu’elles ne vous mènent nulle part.

Même si vous ne passiez que 10 % de votre journée à faire ces 2-3 choses importantes, cela resterait des efforts utiles. Regardez de temps à autre ce que vous avez déjà accompli pour vous motiver et ne vous laissez pas emporter par le défaitisme.

4. Regroupez les tâches similaires

Ma quatrième astuce est de regrouper les tâches similaires. Souvent, vous remarquerez que certaines tâches sont liées entre elles ou se ressemblent. Vous pouvez donc en profiter pour les faire directement les unes à la suite des autres, si vous êtes certain de devoir les accomplir dans un futur proche. C’est encore plus vrai si ces tâches sont rapides à exécuter (moins de 5 minutes).

Par exemple, vous savez que vous allez recevoir plusieurs e-mails dans la journée auxquels vous devrez répondre. Plutôt que de vérifier votre boîte de réception toutes les cinq minutes et de répondre au compte-gouttes, vous pouvez attendre la fin de la journée pour traiter tous vos e-mails en une seule fois.

De même, une fois que vous êtes à l’extérieur pour un rendez-vous, profitez-en pour faire quelques courses avant de rentrer. Ou encore, si vous faites un brin de ménage, profitez-en pour faire la vaisselle dans la foulée.

L’important ici est de perdre le minimum de temps entre chaque changement de tâche. Car chaque fois que vous changez radicalement d’activité, cela vous demande un certain effort cognitif pour vous concentrer à nouveau et redevenir pleinement productif.

5. Déléguez

Ma cinquième astuce est de déléguer. Je sais que ce conseil n’est pas forcément applicable si vous n’êtes pas en position de le faire. Mais si vous travaillez en tant qu’entrepreneur, manager ou que vous faites partie d’une équipe au travail, alors il est important d’apprendre à déléguer. Et même si ce n’est pas encore possible aujourd’hui, cela pourrait vous être utile à l’avenir.

Parfois, même pour les petites choses, il peut être bon d’apprendre à passer le relais. Vous pouvez avoir la fausse impression de déranger les autres ou encore penser qu’on n’est jamais mieux servi que par soi-même. C’est faux, et c’est d’ailleurs la meilleure façon de faire un burn-out.

Vous obliger à effectuer des tâches qui ne vous apportent pas grand-chose vous empêche de consacrer du temps à ce qui est réellement important pour vous. Déléguer est très efficace pour vous dégager du temps, et deux cerveaux valent toujours mieux qu’un lorsque vous devez régler un problème complexe.

Voici le type de tâches que vous devriez déléguer :

1. Les tâches répétitives. La tâche est-elle répétitive ? Se reproduit-elle souvent ? Si c’est le cas, il pourrait être intéressant de la confier à quelqu’un d’autre ou de l’automatiser.
2. La valeur de la tâche est-elle supérieure à votre temps ? Est-ce la meilleure façon d’utiliser votre temps ? Lorsque vous avez de grandes responsabilités, de nombreuses missions vous incombent et il n’est ni possible ni avantageux de tout faire. Certaines tâches sont plus stratégiques que d’autres : il faut apprendre à laisser le reste à d’autres personnes.
3. Les avantages de déléguer surpassent-ils les inconvénients ? Déléguer a parfois un coût. Si c’est à quelqu’un de votre entourage ou un collègue de bureau, ce coût financier n’existe pas forcément. En revanche, si vous êtes auto-entrepreneur, cela peut vous coûter un peu d’argent. De même, si la personne à qui vous avez délégué tombe malade ou refuse la tâche, vous devrez garder assez de marge sur votre planning pour y faire face.

Cela dit, une fois que vous aurez trouvé la bonne personne pour vous épauler, vous vous sentirez incroyablement soulagé de pouvoir consacrer votre temps et votre énergie à ce qui vous est réellement utile.

6. Faites un bilan régulièrement

Ma sixième et dernière astuce est de réévaluer régulièrement ce que vous avez accompli dans la semaine en vous posant ces questions :

1. Comment la semaine s’est-elle passée ?
2. Suis-je satisfait(e) de la façon dont j’ai géré mon temps ?
3. Ai-je passé assez de temps sur les tâches prioritaires de ma liste ?
4. Aurais-je pu optimiser cette semaine d’une meilleure façon ?
5. Quels changements pourrais-je effectuer pour la semaine à venir ?

Vous poser ces questions peut vous aider énormément et améliorer radicalement votre gestion du temps. Souvent, lorsque nous avons le nez dans le guidon, nous manquons d’une vue d’ensemble sur ce qui pourrait être amélioré au quotidien. Ce bilan vous évite de vous retrouver, au bout de plusieurs semaines, à vous demander où votre temps a bien pu filer.

Cela vous permet de prendre du recul et de réfléchir à ces 3 points :

1. Pourquoi ? Pourquoi faites-vous ces choses-là ? Est-ce la meilleure façon d’utiliser votre temps ?
2. Pour quoi ? (Dans quel but ?) Les choses que vous faites sont-elles nécessaires, ou y a-t-il d’autres activités que vous pourriez accomplir pour atteindre des objectifs plus importants ?
3. Comment ? Est-ce la meilleure approche ? Y a-t-il une méthode plus efficace ?

Vous pouvez ainsi réévaluer vos actions toutes les semaines, toutes les deux semaines ou tous les mois. L’important est de faire ce bilan. Utilisez ces questions comme une boussole, car il est facile de gaspiller un temps précieux dans des futilités.

Prenez du recul, analysez vos journées passées, votre organisation de la semaine, et demandez-vous comment vous pouvez faire les choses différemment à compter d’aujourd’hui.

Le mot de la fin

La productivité n’apparaît que lorsque nous utilisons consciemment notre temps. En nous levant jour après jour avec une intention claire de ce que nous voulons réaliser. Être débordé est facile : paradoxalement, c’est une manière d’être paresseux tout en ayant l’impression de faire quelque chose d’utile, car vous agissez par automatisme sans vraiment réfléchir à la portée de vos actions.

S’il est important de rester actif, il est surtout essentiel d’utiliser votre temps de la façon la plus efficiente possible. C’est ce que représente la véritable productivité : travailler intelligemment, en faisant en sorte que vos efforts paient. C’est s’assurer que toute votre énergie est investie de la meilleure façon qui soit.